Paragraaf bedrijfsvoering

Omschrijving (toelichting)

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering omvat de processen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma’s te realiseren. Het gaat hierbij om ondersteunende activiteiten voor het primaire proces, zoals personeelszaken, financiën, inkoop, ICT en facilitaire zaken. De bijbehorende overheadkosten zijn opgenomen in het overzicht Overhead. In dat onderdeel wordt dit onderwerp verder toegelicht.

Omschrijving (toelichting)

Aan het begin van deze bestuursperiode was onze financiële positie matig. De reservepositie had niet de omvang om grote tegenvallers op te vangen. Daar komt bij dat we te maken hadden met een hoge schuldenlast.

Om te werken aan een verbeterde, duurzaam gezonde financiële positie van Meppel is er in 2023 een financieel actieplan opgesteld. Hierin staan de financiële kaders en het geeft richting aan financieel verantwoorde investeringen. Het plan bevat acties die gericht zijn op voldoende aandacht voor de risico's en buffers om deze op te vangen, een goede reservepositie, een stabiele schuldpositie en een structureel evenwicht in de begroting.

Het tijdig inspringen op ontwikkelingen en het treffen van de nodige maatregelen hebben hun vruchten afgeworpen. Ook een aantal incidentele meevallers over de afgelopen jaren geven lucht in deze financieel uitdagende periode. Onze twee algemene reserves zijn gegroeid. De ene reserve zetten we in als buffer om financiële risico's op te vangen. De omvang van deze algemene bufferreserve is eind 2025 voldoende op peil (zie ook paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing). In de andere reserve zijn de vrij besteedbare middelen opgenomen (bij de begroting 2026 ingezet voor de gedeeltelijke opvang van de kosten van vernieuwing van het zwembad).  

Omschrijving (toelichting)

In 2025 is de aanpak voor juridische kwaliteitszorg vastgesteld en in uitvoering gebracht. Op basis hiervan is een actieplan opgesteld en uitgevoerd door de tweedelijns juridisch adviseurs, in samenwerking met juridisch kwaliteitsmedewerkers en de juristen in de uitvoerende teams (eerste lijn). Met dit actieplan is organisatiebreed gewerkt aan het verbeteren van de juridische kwaliteit van processen, besluiten en regelgeving, en aan het vergroten van het juridisch bewustzijn bij de uitvoering van taken. In 2025 is het interne juridische opleidingsprogramma uitgebreid met trainingen over de Wet open overheid (Woo), bezwaren, klachten, handhavingsrecht en subsidies.

Omschrijving (toelichting)

Organisatie

In 2025 is het programma Koers in Actie opgesteld, als vervolg op de evaluatie van de organisatieontwikkeling in 2024. Dit programma is geen los project, het is een manier van werken die helpt om wendbaar en toekomstgericht te blijven. Het richt zich op strategische keuzes, de dagelijkse praktijk en de cultuur van samenwerken, zichtbaar in gedrag via drie kernbewegingen: werken vanuit de bedoeling, betrouwbaar partnerschap en samen flexibel aan de slag. Dit is praktisch vertaald in 4 kernwaarden.
De organisatie ontwikkelt zich langs vier lijnen: strategisch denken, koersvast werken, een lerende cultuur en duidelijke rollen en eigenaarschap. In 2026 ligt de nadruk op het versterken van horizontale sturing en het uitdragen van een helder Verhaal van Meppel als verbindend kompas.

Ziekteverzuim 
Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk dat onze medewerkers vitaal zijn en blijven. Ziekteverzuim is een indicatie hoe vitaal we zijn. Vanaf 2023 wordt vanuit een visie op duurzame inzetbaarheid gewerkt. Deze visie richt zich op het voorkomen en beperken van verzuim, het bieden van handvatten voor managers voor het monitoren hiervan en het voeren van het gesprek met de medewerkers over werkhervatting. Waar het percentage in 2023 en 2024 respectievelijk 7,3 en 5,6 % was, is in 2025 het percentage nog verder gedaald naar 5,2 %. Met deze daling lijkt de visie op duurzame inzetbaarheid vruchten af te werpen.

Arbeidsmarkt 
De grote uitdaging voor de komende jaren is de huidige gespannen arbeidsmarkt. Landelijk is 19 procent van de gemeentelijke vacatures moeilijk in te vullen. Ook in Meppel worden we geconfronteerd met deze problematiek. Het afgelopen jaar zagen we de personeelstekorten met name in de functiegebieden ruimtelijke ordening/milieu/techniek, juridisch advies, automatisering/ICT beleid Sociaal Domein, Toezicht Sociaal Domein en dienstverlening. Dit heeft effect op de gestelde doelen die we als gemeente willen behalen. De verwachting is dat het vervullen van deze vacatures ook de komende jaren lastig blijft. Voor ons als gemeente betekent dit dat we, naast het rechtmatig inzetten van gespecialiseerde bureaus, creatiever willen zijn in de werving en selectie. Afgelopen jaar hebben we gewerkt met het werkgeversprofiel, dat de basis vormt voor een andere wervingsaanpak. En is een start gemaakt met Strategische Personeelsplanning. De huidige arbeidsmarkt vraagt ook van ons om de interne doorstroming te stimuleren. In het afgelopen jaar zijn hierdoor enkele medewerkers intern doorgestroomd. De Meppel Academie, het interne (online) leerplatform kan daarbij behulpzaam zijn. Dit platform wordt naast E-learning gebruikt voor onboarding en het aanbieden van interne vakgerichte opleidingen.

Uitbreiding van taken
De afgelopen jaren zijn steeds meer taken naar gemeenten toegekomen. Dit begon meer dan tien jaar geleden met taken binnen het sociaal domein. Nu zijn de energietransitie en verduurzaming en gebiedsontwikkeling belangrijke opgaven. Daarnaast is er aantal crises waar gemeenten volop mee aan het werk zijn en blijven: de Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers. Dat heeft met zich meegebracht dat de organisatie noodzakelijkerwijs uitgebreid is. Afgelopen jaren is de organisatie gegroeid van 382 medewerkers in 2022 naar ongeveer 418 medewerkers in 2025. Naast versterking van beleid en uitvoering zijn ook de ondersteunende disciplines en bedrijfsvoering uitgebreid.

Toelichting:

De totale personeelskosten over 2025 bedragen € 38,1 miljoen. Dit is € 0,1 miljoen lager dan begroot. Per saldo blijft de personeelsbegroting daarmee binnen het vastgestelde budget.

De kosten voor vast personeel zijn € 3,7 miljoen lager dan begroot. De belangrijkste oorzaak is dat niet alle vacatures konden worden ingevuld. Door de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt bleef een deel van de formatie langere tijd openstaan. Daartegenover staat een overschrijding van € 3,6 miljoen bij de inhuur van personeel. Deze inzet was nodig om de continuïteit van de werkzaamheden te borgen. Met name binnen de ondersteunende functies (overhead) is meer ingehuurd dan gepland. De overschrijding binnen de overhead bedraagt bijna € 1,6 miljoen.

Deze extra inzet binnen de overhead heeft meerdere oorzaken. Er was sprake van een hoog personeelsverloop, waardoor tijdelijk tekorten ontstonden in cruciale functies. Daarnaast was specifieke externe expertise nodig voor de invoering van een nieuw salarispakket en voor tijdelijke projecten, zoals procesverbeteringen, ondersteuning bij verandertrajecten en het opvangen van piekbelasting. Zonder deze aanvullende inzet zouden risico’s zijn ontstaan voor de continuïteit en kwaliteit van de ondersteuning.

Omschrijving (toelichting)

In 2025 heeft gemeente Meppel verder gewerkt aan het optimaliseren van inkoop, contractmanagement en contractbeheer.

Het inkoopbeleid is geactualiseerd. Onder andere is afgesproken dat Europese aanbestedingen worden getoetst aan de MVI-criteria op het hoogst mogelijke niveau. Hierdoor krijgt duurzaamheid een nog stevigere rol bij onze aanbestedingen. Eind 2025 hebben we hier de Raad in meegenomen.

Het contractmanagementsysteem is verder gevuld en geoptimaliseerd. Hierdoor heeft de gemeente meer grip op alle afspraken en worden contracten actief beheerd door de contractmanagers. Ook kijken we niet alleen naar de verplichte controles, maar ook naar uitgaven die onder de Europese aanbestedingsgrens vallen. 

Samen met het lokale bedrijfsleven is een bedrijvenregister gemaakt. Dit helpt om de lokale economie te versterken. 

Omschrijving (toelichting)

In 2025 heeft de evaluatie plaatsgevonden over de uitvoering van de eerste twee jaar van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze uitkomsten zijn besproken met de auditcommissie. Dit heeft geleid tot een geactualiseerde nota rechtmatigheid, financiële verordening en controleverordening (vastgesteld in de raadsvergadering van januari 2026)

De nota beleidskaders rechtmatigheid geeft regels voor controles. Het belangrijkste is dat processen en transacties voldoen aan de wet en regels. Goede coördinatie van controles helpt om fraude te voorkomen. In het onderdeel jaarrekening laten we de uitkomsten zien van de verantwoording over het jaar 2025

In de vergadering in november 2023 heeft de gemeenteraad nieuwe regels gemaakt voor onderzoeken. Met deze onderzoeken willen we duidelijker maken wat de gemeente doet. Zo kunnen we beter werken en verantwoording afleggen. In de begroting 2025 hebben we voor het eerst deze lijst opgesteld. Nu in het jaarverslag van 2025 laten we voor het eerst de stand van zaken zien van die aangekondigde onderzoeken.

Excel-tabel

Omschrijving (toelichting)

Herinrichting stadhuis en gemeentewerf  

Op 30 mei 2024 stemde de raad in met het herinrichtingsplan voor het stadhuis en de werf. Belangrijke uitgangspunten die de raad destijds heeft meegegeven zijn aandacht voor privacy, akoestiek en veiligheid. In 2025 is de aanbesteding en gunning van de architect doorlopen en is gestart met het ontwerpproces op basis van de vastgestelde uitgangspunten. Eind november 2025 heeft de raad een aanvullend krediet van € 2 miljoen beschikbaar gesteld voor scope uitbreidingen als bijvoorbeeld de raadzaal en aanvullende aanpassingen op gebied van klimaatinstallaties, entree werf, werkplekinrichting en werkcafé etc.. De voorlopig ontwerpfase is in 2025 afgerond.

Omschrijving (toelichting)

In 2025 heeft de organisatie de overstap gemaakt naar de cloud, in lijn met de sourcing strategie. Dat was een mega-operatie vanwege de complexiteit en omvang. Gelijktijdig hebben medewerkers de overstap gemaakt naar de moderne werkplek. Daarmee zetten we stappen richting een moderne en flexibel ingerichte informatievoorziening.

Daarnaast is verder invulling gegeven aan de aanbesteding van enkele belangrijke primaire applicaties bij Burgerzaken. We zijn overgestapt naar een andere leverancier die ons onder andere in staat stelt onze digitale dienstverlening sneller, breder en betrouwbaarder af te handelen. Ook is veel tijd besteed aan de inrichting en migratie naar een nieuw HR-syteem, die de interne dienstverlening heeft verbeterd en verbreed. 

Afgelopen jaar hebben we geëxperimenteerd met AI of Kunstmatige Intelligentie. De toepassing ervan neemt een grote vlucht en het komt erop aan de lessen die we geleerd hebben in praktijk te brengen.

Omschrijving (toelichting)

Omschrijving (toelichting)

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt intern toezicht op de naleving van de AVG en Wpg en andere wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens.

In 2025 waren er in totaal 24 datalekken gemeld binnen de gemeente. Vier datalekken hiervan zijn gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens in verband met risico voor betrokkene(n). De materiele impact van de datalekken was beperkt. Gekeken over de jaren heen zijn er geen significatie en materiele verschillen in het aantal datalekken, de omvang en de ernst. 
 
In 2025 heeft de FG specifiek toezicht gehouden op een viertal onderwerpen:

• Awareness. Uit het onderzoek is gebleken dat de gebruikte methode voor awareness op het gebied van privacy en informatiebeveiliging goed werkt. Het niveau van bewustzijn binnen de organisatie is goed.
• Toegangsautorisatie zaaksysteem. Door een ongelukkige migratie in het verleden heeft de gemeente ervoor gekozen om bepaalde zaaktypen uit het zaaksysteem voor iedereen inzichtelijk te maken. Hierdoor hebben medewerkers toegang tot informatie terwijl de noodzaak ontbreekt, de organisatie heeft dit risico geaccepteerd ondanks dat het strijdig is met wet- en regelgeving.
• E-mailbewaring. Meppel heeft beleid voor het archiveren en verwijderen van e-mailberichten. Het beleid is nog niet vastgesteld. Daarnaast wordt ook nog niet volledig conform het beleid gewerkt.
• Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH). Gemeente Meppel is deelnemer van het Zorg- en Veiligheidshuis Drenthe. Op onrechtmatige wijze worden dossiers per e-mail doorgestuurd naar de gemeente. De gemeente heeft zelf geen toegang tot het systeem terwijl dit wel zou moeten. Het ZVH gaat kijken naar een oplossing.

In 2026 zal de FG nagaan of alle aanbevelingen worden opgevolgd.

Omschrijving (toelichting)

Fraude is een onderwerp dat nauw verbonden is met integriteit van medewerkers en het beleid tegen Misbruik & Oneigenlijk gebruik. We hebben dan ook de (fraude) risico's geïnventariseerd en de passende beheersmaatregelen een plaats gegeven binnen onze processen. Daarom zijn deze opgenomen in onze interne controleplannen en toetsen wij jaarlijks of bijstelling noodzakelijk is en of de processen nog steeds volgens wet- en regelgeving verlopen. Over 2025 zijn geen concrete gevallen van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik bekend in gemeente Meppel.

Volgens de regels voor de begroting moeten gemeenten een aantal beleidsindicatoren opnemen. Deze indicatoren staan in de verschillende programma’s. De meeste gegevens komen van de website waarstaatjegemeente.nl. De beleidsindicatoren in de tabel hieronder zijn gebaseerd op eigen cijfers.

Voor de formatie wordt gekeken naar het aantal formatieplaatsen. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers of vacatures. De peildatum is 31 december 2025. Eén fte staat voor 36 uur per week. De bezetting is gebaseerd op het werkelijke aantal fte dat in 2025 in dienst was.

Onder overhead vallen alle kosten voor de aansturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Volgens de BBV-regels gaat het niet alleen om loonkosten, maar ook om kosten voor ICT, huisvesting en facilitaire zaken.

Apparaatskosten zijn alle personeels- en materiële kosten die nodig zijn voor het functioneren van de organisatie. De kosten van de griffie en het bestuur tellen niet mee. De inhuur van extern personeel telt wel mee. Apparaatskosten zijn dus breder dan overhead.

Onder externe inhuur valt zowel tijdelijke vervanging (bijvoorbeeld bij vacatures) als het inhuren van specialistische kennis die niet in de organisatie aanwezig is.