Paragraaf bedrijfsvoering

Ambitieus en in evenwicht

Terug naar navigatie - Ambitieus en in evenwicht

In deze paragraaf laten we zien hoe onze organisatie haar doelen bereikt. Om dit goed te doen, moeten onze middelen in orde zijn en hebben we een sterke organisatie nodig. Doelen en middelen moeten in balans zijn. Daarom zijn we gestart met het programma Balans Ambities en Middelen (BAM). Dit programma richt zich op het versterken van financiën en capaciteit, en het maken van keuzes om onze doelen haalbaar te houden. Hier bespreken we drie belangrijke punten voor een sterke uitvoering. 

Financiën

Terug naar navigatie - Financiën

Een gezonde financiële positie is ons doel. De afgelopen jaren hebben we goede stappen gezet. We liggen op koers met het Financieel Actieplan en onze financiële buffers zijn gegroeid. Dit is nodig omdat de taken van gemeenten veranderen en complex zijn, wat financiële risico’s met zich meebrengt. We willen ook meer buffers creëren voor vervangingsinvesteringen. Maar de financiële vooruitzichten voor gemeenten zijn de komende jaren niet positief.

Ambities: kiezen en sturen

Terug naar navigatie - Ambities: kiezen en sturen

We willen meer inzicht in onze activiteiten door middel van zero-based budgettering (ZBB) en het maken van keuzes. In 2025 organiseren we een discussie over taken op basis van ZBB. De gemaakte keuzes moeten we vervolgens uitvoeren. Dit vraagt om goede sturing en controle. De basis hiervoor is gelegd met het project ‘Verbeteragenda Planning & Control’, de A3-jaarplannen voor directie en teams, en onze strategische koers. Binnen BAM bevorderen we samenwerking, bijvoorbeeld door beter samen te werken, projectmatig te werken, duidelijkheid te geven over rollen en meerjarenplanningen te gebruiken. In 2025 werken we deze programma's verder uit, en creëren samenhang. 

Verbeteragenda Planning en Control

Terug naar navigatie - Verbeteragenda Planning en Control

De Verbeteragenda Planning en Control (P&C) bestaat uit drie pijlers: financiële techniek, financieel beleid en de organisatie daaromheen. Met goed financieel beleid, een nieuwe indeling van de begroting en betere samenwerking is de planning & control verder versterkt. In 2025 werken wij aan een goede inbedding en doorontwikkeling van de verbeteringen, onder meer via de organisatiekoers, het directieplan en de teamplannen.

Organiseren en besturen

Terug naar navigatie - Organiseren en besturen

De arbeidsmarkt is krap. Dit heeft invloed op de beschikbaarheid van de benodigde capaciteit. Daarom investeren we in aantrekkelijke werkomstandigheden en strategisch personeelsbeleid. We verbeteren de mogelijkheden voor het flexibel werken. Daarnaast investeren we in organisatieontwikkeling en in versterking van onze informatisering en het werken met data. De effecten hiervan zien we in het dagelijks werk.

Organisatieontwikkeling

Terug naar navigatie - Organisatieontwikkeling

We krijgen steeds nieuwe vragen en ontwikkelingen. Onze organisatie moet zich hierop aanpassen. Hoe we dit willen doen in Meppel, staat in het document Koers. Koers beschrijft drie belangrijke punten: Werken volgens de bedoeling, Flexibel samenwerken en Betrouwbaar partnerschap. In 2024 hebben we Koers opnieuw bekeken om te zien of deze punten nog steeds passen bij de nieuwe vragen en ontwikkelingen. We hebben gekeken naar de structuur, de leiding en de cultuur van de organisatie. Koers blijft nog steeds een goed antwoord.
Het is belangrijk hoe we dat doen. Het gaat om ons gedrag. Dit sluit aan bij onze visie op Strategisch personeelsbeleid voor 2023-2028. Deze visie richt zich op drie punten: vitaal vakmanschap, het leren en ontwikkelen van medewerkers (en daarmee de organisatie), en het binden en boeien van medewerkers. Ook het versterken van leiderschap in Meppel hoort hierbij.
Voor de komende jaren (2025-2029) maken we een programma om de Evaluatie Koers uit te voeren. We zorgen ervoor dat de onderdelen van de evaluatie en het strategisch personeelsbeleid goed op elkaar zijn afgestemd. 

Arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap

Terug naar navigatie - Arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap

Het is best lastig om alles goed te regelen in organisaties, ook in Meppel. We vragen steeds meer van onze medewerkers. Wet- en regelgeving en systemen vragen ook veel van hen. Tegelijkertijd merken we dat het moeilijk is om goede medewerkers te vinden. Zij verwachten veel van hun werkgever.  Als springplankgemeente is het verloop groter. 
We kunnen de arbeidsmarkt zelf niet veranderen.  We moeten dus iets doen om ons te onderscheiden, bijvoorbeeld door het ontwikkelen van een werkgeversprofiel. We willen een aantrekkelijke werkgever zijn en medewerkers binden en boeien. Ons programma voor strategisch personeelsbeleid voor 2025 richt zich hierop.
Hoe vaak mensen ziek zijn, laat zien hoe goed we als organisatie functioneren. Vanaf 2023 is er een lichte daling in ziekteverzuim (7,4 %). In 2024 lijkt deze trend zich door te zetten (5,6 %). Ook in 2025 richten we ons op duurzame inzetbaarheid en het voorkomen van verzuim. Sinds 1 maart 2024 werken we met een nieuwe Arbodienst. Deze heeft veel aandacht voor preventie en snel contact met zieke medewerkers.

Indicatoren

Terug naar navigatie - Indicatoren

De verplichte BBV-indicatoren vindt u terug in de programma's en in deze paragraaf. De indicatoren voor bedrijfsvoering staan in de onderstaande tabel. De getallen zijn afgeleid van onze eigen data.

Indicator
Formatie 10,1 fte per 1000 inwoners
Bezetting 10,3 fte per 1000 inwoners
Inhuur 6,7% van de totale loonsom
Apparaatkosten € 1.208,94 per inwoner
Overhead 10,9% van de totale lasten

Het aantal formatieplaatsen voor 2025 is het uitgangspunt voor de formatie. De stand van zaken op 1 januari 2025 bepaalt hoeveel Fte’s er voor het nieuwe begrotingsjaar beschikbaar zijn. De bezetting laat zien hoeveel Fte’s er echt aan het werk waren op 1 januari 2024. Overheadkosten omvatten aansturing en ondersteuning van medewerkers, inclusief loonkosten, ICT en gebouwen. Apparaatskosten zijn breder, met alle operationele kosten, exclusief griffie en bestuur, maar inclusief ingehuurd personeel. De personeelskosten voor 2025 zijn gebaseerd op 2024, met CAO-verhogingen. Vanaf 2026 nemen we hiervan een meerjarenoverzicht op.

Herinrichting en hybride/digitaal werken

Terug naar navigatie - Herinrichting en hybride/digitaal werken

De gemeenteraad heeft 30 mei 2024 een budget van € 6,3 miljoen beschikbaar gesteld voor de herinrichting van het stadhuis en (kantoorgedeelte) van de werf. Met deze herinrichting brengen we noodzakelijke aanpassingen aan om alle problemen op te lossen op het gebied van veiligheid, akoestiek en privacy. Zo zijn het stadhuis en de gemeentewerf weer klaar voor de toekomst.  In 2024-2025 doen we een aanbesteding voor een architect. Deze begeleidt vervolgens de ontwerpfase. 

Informatievoorziening

Terug naar navigatie - Informatievoorziening

In 2025 voeren we ons sourcingsbeleid verder uit en brengen we onze ICT-systemen naar de cloud. Zo kunnen we flexibeler inspringen op ontwikkelingen. Ook stelt de markt ons hiertoe in staat. Het effect is dat we daarmee beter onze financiën kunnen voorspellen.

Onderdeel van de nieuwe ICT-omgeving is dat medewerkers veel meer mogelijkheden krijgen om veilig samen te werken met partners, inwoners en ondernemers. De digitale werkplek voldoet aan hoge eisen voor veiligheid en beschikbaarheid. We vervangen alle computerapparatuur die niet voldoet aan die eisen. Hierbij houden we ook rekening met het ontwerp van de herinrichting van het stadhuis.

In lijn met het collegeprogramma werken we aan het verder rechtmatig maken van langlopende overeenkomsten. We besteden hiervoor de komende jaren een aantal belangrijke applicaties aan.  

Met de organisatie prioriteren we de informatiebehoefte en brengen die samen met nieuwe Europese verordeningen en andere regelingen. We helpen de organisatie om de informatievraag beter te stellen om het werken en sturen met data en om (werk-)processen te verbeteren. 

Informatiebeheer

Terug naar navigatie - Informatiebeheer

In 2025 gaan we ons informatiebeheer nog beter maken. We maken ons klaar voor de nieuwe Archiefwet. Deze wet gaat waarschijnlijk op 1 januari 2026 in. We brengen ons archief naar de archiefbewaarplaats. We kiezen ook een plek voor digitale opslag, een E-depot. Daarnaast stellen we een gemeentearchivaris aan.

Informatiebeveiliging & Privacy

Terug naar navigatie - Informatiebeveiliging & Privacy

Er zijn veel risico’s in de beveiliging van informatie en privégegevens. Misdaad, fraude en fouten in computers en software komen vaker voor. We verkleinen deze risico’s door alles goed in de gaten te houden en snel te reageren als er iets misgaat. De opleiding en training gaan in 2025 door en we verbeteren het toezicht.  We verbeteren het toezicht door een breed erkende werkwijze.  Deze methode kijkt naar wetten, processen, mensen en maatregelen. 

Rechtmatigheid

Terug naar navigatie - Rechtmatigheid

In november 2023 heeft uw raad de nota over rechtmatigheid vastgesteld. Deze nota geeft regels voor controles. Het belangrijkste is dat processen en transacties voldoen aan de wet en regels. Goede coördinatie van controles helpt om fraude te voorkomen.

We hebben afgesproken dat we na de tweede verklaring (over de jaarrekening van 2024) een evaluatie doen. Deze evaluatie ronden we in het najaar van 2025 af en passen we aan waar nodig.

In de komende jaren gaan we van het uitvoeren van controles naar het toezicht houden op controles. Door de juiste uitvoering van processen in de eerste en tweede lijn, wordt rechtmatigheid vanzelfsprekend. De nieuwe accountant kan hier positief aan bijdragen.

Inkoop en aanbesteding

Terug naar navigatie - Inkoop en aanbesteding

In 2025 verbeteren we de processen rond Inkoop, Contractmanagement en Subsidiebeheer. Ook borgen we dat de uitgaven van de gemeente doelmatig en rechtmatig zijn. Dit doen we door uitgaven te analyseren, contracten te controleren en door goed te kijken naar de kwaliteit en hoeveelheid van wat we moeten inkopen. Dit helpt ons om het inkoopproces nog beter te maken. Daarnaast geven we in 2025 extra aandacht aan het betrekken van het lokale MKB bij aanbestedingsprocedures.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Terug naar navigatie - Doelmatigheid en doeltreffendheid

In november 2023 heeft de raad nieuwe regels gemaakt voor onderzoeken. Met deze onderzoeken willen we duidelijker maken wat de gemeente doet. Zo kunnen we beter werken en verantwoording afleggen. 

Vanaf nu maken we elk jaar een lijst van deze onderzoeken.  Voor nu lopen er geen doelmatigheids-/doeltreffendheidsonderzoeken.  We hebben beloofd deze lijst aan te vullen met belangrijke onderzoeken voor het bestuur. Voor zover bekend hebben we de beschikbare informatie opgenomen in onderstaande overzicht.

Nr Naam Object doorlooptijd
1 Zero-based budgettering (ZBB) Voor welke taken staat Meppel aan de lat en wat vraagt dat van de organisatie aan capaciteit en financiën? Q3/Q4/ 2024 Q1 2025
2 Maatschappelijke accomodaties De vraagstukken over de toekomst van de accommodaties en die in eigendom van de gemeente zijn, onderzoeken we in samenhang Q3/Q4 2024
3 Bewegingsonderwijs Nieuwveense Landen en De Eendracht: Wat doen we met het bewegingsonderwijs (en eventuele bouw van een gymzaal/sportzaal/ sporthal) bij de nog nieuw te bouwen scholen in de Nieuwveense landen versus de renovatie noodzaak van sporthal de Eendracht in Nijeveen? themasessie Raad, Q3/Q4 2024
4 Gymzaal Prinses Marijkestraat Wat doen we met gymzaal Prinses Marijke straat in relatie tot de gebiedsontwikkeling rondom Ogterop en de ontwikkelingen in Nieuwveense Landen en wettelijke zorgplicht faciliteren bewegingsonderwijs? themasessie Raad, Q3/Q4 2024
5 Zwembad Hesselingen Wat te doen met Zwembad Hesselingen richting 2030 en verder? themasessie Raad, Q3/Q4 2024
6 Sportpark Ezinge Wat te doen met sportpark Ezinge, gezien de noodzakelijke investeringen en diverse lokale ontwikkelingen? themasessie Raad, Q3/Q4 2024
7 Preventie en jeugd, maatschappelijke ondersteuning We onderzoeken welke schaalgrootte het best past bij deze contractering (Deze ondersteuning maken we beschikkingsloos en contracteren deze zo dat we de perverse prikkel maximaal uitbannen) waarbij we als uitgangspunt hanteren dat we dit zo lokaal als mogelijk willen doen.
8 Locaties voor duurzame energie Regionaal stemmen we af over onderzoeken naar de beste locaties voor duurzame energie
9 Klimaatadaptief ontwikkelen We voeren de LAS met bijbehorende uitvoeringsagenda uit waarbij we bij nieuwe ontwikkelingen rekening houden met het extreme weer van de toekomst. De aankomende tijd onderzoeken we op welke manier we klimaatadaptief gaan ontwikkelen. Daarnaast richten we ons op het betrekken van inwoners en ondernemers om privaat terrein ook klimaatadaptief te maken.
10 Evaluatie participatiebeleid Het participatiebeleid is vastgesteld. De komende tijd buigt een interne kerngroep zich op de implementatie van het participatiebeleid in de organisatie. Het doel is om ervaring op te doen, en aan de hand daarvan het participatiebeleid uit te rollen in de organisatie. Door middel van een evaluatie kijken we vervolgens naar wat er nodig is om dit beleid verder te brengen zowel binnen als buiten de organisatie.

Interbestuurlijk toezicht

Terug naar navigatie - Interbestuurlijk toezicht

De provincie Drenthe heeft een wettelijke toezichttaak op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken door de gemeenten in Drenthe. Het gaat hier om het interbestuurlijk toezicht (IBT). 

De provincie heeft gekozen zich te richten op een beperkt aantal, in hun ogen meest risicovolle, toezichtdomeinen waarop ze standaard toezicht houdt. Dit is in lijn met de uitgangspunten van de wetgeving over IBT. De provincie Drenthe houdt toezicht op de volgende domeinen:

  • Ruimtelijke ordening, toezicht op de aanwezigheid van actuele structuurvisies en bestemmingsplannen
  • Omgevingsrecht, toezicht op het beleid en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving; op het gebied van milieu en bouwen
  • Ruimtelijk erfgoed, toezicht op de omgang met archeologische waarden, waaronder monumenten en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving wat dit toezichtdomein betreft
  • Huisvesting statushouders, toezicht op tijdige huisvesting van statushouders
  • Archief, toezicht op de aanwezigheid van een deugdelijke informatiehuishouding

Uit het laatste integrale overzicht interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie 2023 op de uitvoering medebewindstaken gemeenten 2022 krijgt Meppel op alle vijf domeinen de beoordeling "goed".  Dat betekent dat de provincie geen verdere verbeterstappen richting onze gemeente onderneemt.