Paragraaf bedrijfsvoering

Beter samenwerken, keuzes maken en anders werken
In deze paragraaf leggen we uit hoe we onze doelen bereiken. Daarvoor hebben we genoeg geld en medewerkers nodig. Ook is een sterke organisatie belangrijk. Onze ambities moeten passen bij wat we kunnen uitvoeren.

Meppel wil blijven groeien. Zo willen we wonen, leven, ondernemen en werken in de gemeente verder verbeteren. Om dat mogelijk te maken, investeren we in de kracht van onze organisatie. Dat betekent niet automatisch dat we meer medewerkers nodig hebben. De arbeidsmarkt is namelijk krap. Daarnaast moeten we de komende jaren vooral op de organisatie besparen.

Daarom is het belangrijk dat we:

·     beter samenwerken;
·     duidelijke keuzes maken;
·     prioriteiten stellen;
·     goed sturen;
·     anders werken.

Het programma 'Investeren in de Toekomst' helpt ons hierbij. Dit programma werkt aan een organisatie die klaar is voor de toekomst. Ook zorgt het ervoor dat de organisatie voldoende capaciteit heeft om de ambities en uitdagingen van een groeiende gemeente aan te kunnen.

'Investeren in de Toekomst' is onderdeel van de opgave 'Kiezen voor de Toekomst'. De resultaten van deze opgave moeten bijdragen aan een structureel gezonde gemeentelijke begroting in 2030.

Daarnaast versterken we onze blik op de lange termijn. Hierdoor kunnen we betere keuzes maken en beter bepalen wat voorrang krijgt. We koppelen deze keuzes aan onze langetermijnstrategie. Ook stellen we een Strategische Investeringsagenda (SIA) op. Hierin nemen we zowel bestaande als nieuwe investeringen op.

De verplichte BBV-indicatoren vindt u terug in de programma's en in deze paragraaf. De indicatoren voor bedrijfsvoering staan in de onderstaande tabel. De getallen zijn afgeleid van onze eigen data.

De herinrichting van het gemeentehuis en de werf gaat in 2027 de uitvoeringsfase in. Met de herinrichting verbeteren we de privacy, akoestiek en veiligheid voor inwoners, bezoekers en medewerkers. Ook realiseren we een moderne, gezonde en toekomstbestendige werkomgeving die bijdraagt aan goed en aantrekkelijk werkgeverschap.

Begin 2027 ronden we de aanbesteding van de uitvoerende partijen af. Vervolgens starten de voorbereidingen voor de verbouwing en herinrichting. Daarbij worden tijdelijke verhuizingen voorbereid en maatregelen genomen om de bedrijfsvoering en dienstverlening tijdens de werkzaamheden door te laten lopen. De oplevering en ingebruikname zijn gepland in het eerste kwartaal van 2028. Tijdens het traject wordt de raad op verschillende momenten geïnformeerd.

De kosten voor digitale dienstverlening nemen de komende jaren toe. Dit komt onder andere door wereldwijde prijsstijgingen van hardware en software, hogere energiekosten en het vervangen van apparatuur die het einde van de technische levensduur bereikt. Ook de digitale vergadervoorzieningen zijn aan vernieuwing toe, zodat hybride werken en vergaderen goed ondersteund blijven en beschikbare werkplekken efficiënter kunnen worden gebruikt. Met de herinrichting van het gemeentehuis stijgt het aantal vergaderzalen en overlegruimtes aanzienlijk. Het gevolg daarvan is dat de vergadervoorzieningen ook uitgebreid worden.

Daarnaast vraagt wet- en regelgeving om extra investeringen in informatiebeveiliging. Om te voldoen aan de eisen van de nieuwe cyberbeveiligingswetgeving worden aanvullende beveiligingsmaatregelen ingevoerd, zoals continue bewaking van de ICT-omgeving, ondersteuning voor veilig wachtwoordgebruik en beter inzicht in beveiligingsrisico’s. Ook neemt het gebruik van digitale diensten toe doordat steeds meer gemeentelijke processen digitaal verlopen en systemen met elkaar worden gekoppeld. Hierdoor stijgen de beheer- en exploitatiekosten structureel.

Op 1 januari 2027 treedt de Archiefwet 2026 in werking. Deze wet verplicht gemeenten om een gemeentearchivaris aan te stellen en digitale archieven duurzaam te bewaren in een e-depot (digitale archiefbewaarplaats).
Om aan deze verplichtingen te voldoen, sluiten wij per 1 januari 2027 aan bij de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief. Vanaf die datum vervult het Drents Archief de taak van gemeentearchivaris voor gemeente Meppel.

In 2027 werken we verder aan het veilig houden van onze informatie en systemen. We nemen maatregelen om risico's te verkleinen en problemen te voorkomen. Zo bereiden we de organisatie beter voor op incidenten, crises en uitval van systemen. Ook beperken we de gevolgen van verstoringen, zodat belangrijke gemeentelijke diensten zoveel mogelijk beschikbaar blijven.

We verwerken veel persoonsgegevens van inwoners, ondernemers en partners. Daarom blijven we in 2027 werken aan privacy bewustzijn, gegevensbescherming en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens. Ook beoordelen we nieuwe toepassingen zoals kunstmatige intelligentie (AI) op risico's voor privacy en gegevensbescherming. Zo beperken we privacy risico's en gaan we zorgvuldig om met de gegevens die aan ons zijn toevertrouwd.

In 2027 werken we verder aan het verbeteren van de processen voor organisatie brede Inkoop, contractmanagement en contractbeheer. Zo zorgen we ervoor dat gemeentelijke uitgaven doelmatig en rechtmatig worden ingezet. We analyseren deze uitgaven periodiek en registreren, beheren en managen alle contracten. Speerpunten in 2027 zijn automatiseren, rapporteren (management- en jaar rapportages), kennis delen, ontwikkelen inkoopstrategieën en onderzoek naar verdergaande verduurzamingsmogelijkheden.

In 2027 werken we verder aan een goede juridische kwaliteit. Dit gebeurt volgens de visie op juridische kwaliteitszorg die in 2025 is vastgesteld. In de afgelopen jaren is hiervoor een stevige basis gelegd.

In 2027 ligt de focus op het vergroten van het juridisch bewustzijn van medewerkers. Daarom worden interne opleidingen verder ontwikkeld en aangeboden. Zo herkennen medewerkers juridische vragen eerder en kunnen zij deze zorgvuldig behandelen.

We werken ook aan het blijvend waarborgen van de juridische kwaliteit. Juridische kennis wordt beter vastgelegd en gedeeld. Daarnaast wordt de samenwerking tussen de eerste en tweede lijn versterkt. De inzet is om minder afhankelijk zijn van kennis van individuele medewerkers.

Hiermee spelen we in op de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt voor juridische professionals. Zo blijft de organisatie goed voorbereid op nieuwe wet- en regelgeving en op complexe juridische vraagstukken.

We onderzoeken of gemeentelijk geld volgens de wettelijke regels wordt uitgegeven en of belangrijke processen goed werken. Dit doen we op basis van wet- en regelgeving, risicoanalyses en signalen uit de organisatie. Door onderzoeken, gerichte controles en rapportages krijgen we beter inzicht in risico's en mogelijke verbeterpunten. Zo kunnen we advies geven over het tijdig bijsturen van processen en wordt het eenvoudiger om verantwoording af te leggen.

In januari 2026 heeft de gemeenteraad de nota over rechtmatigheid vastgesteld. Deze nota geeft kaders voor controles. Het belangrijkste is dat processen en transacties voldoen aan de wet en regels. Goede coördinatie van controles helpt om fraude te voorkomen.

In de komende jaren gaan we van het uitvoeren van controles naar het toezicht houden op controles. Door de juiste uitvoering van processen in de eerste en tweede lijn, wordt rechtmatigheid vanzelfsprekend. Dit doen we als onderdeel van de onderzoeksopdracht 'Investeren voor de Toekomst'.

In november 2023 heeft de gemeenteraad nieuwe regels gemaakt voor onderzoeken. Met deze onderzoeken willen we duidelijker maken wat de gemeente doet. Zo kunnen we beter werken en verantwoording afleggen. 

Vanaf nu maken we elk jaar een lijst van deze onderzoeken. Er lopen nu geen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. We hebben toegezegd deze lijst aan te vullen met belangrijke onderzoeken voor het bestuur.

Provincie Drenthe heeft een wettelijke toezichttaak op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken door de gemeenten in Drenthe. Het gaat hier om het interbestuurlijk toezicht (IBT). 

De provincie heeft gekozen zich te richten op een beperkt aantal, in hun ogen meest risicovolle toezichtdomeinen waarop ze standaard toezicht houdt. Dit is in lijn met de uitgangspunten van de wetgeving over IBT. Provincie Drenthe houdt toezicht op de volgende domeinen:

• Ruimtelijke ordening, toezicht op de aanwezigheid van actuele structuurvisies en bestemmingsplannen;
• Omgevingsrecht, toezicht op het beleid en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving op het gebied van milieu en bouwen;
• Ruimtelijk erfgoed, toezicht op de omgang met archeologische waarden, waaronder monumenten en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving wat dit toezichtdomein betreft;
• Huisvesting statushouders, toezicht op tijdige huisvesting van statushouders;
• Archief, toezicht op de aanwezigheid van een deugdelijke informatiehuishouding.

Jaarlijks verstrekt de provincie een integraal overzicht IBT voor alle Drentse gemeenten. Uit het overzicht 2025 op uitvoering medebewindstaken gemeenten blijkt dat Meppel op de onderdelen Ruimtelijke Ordening en Archief een score 'goed' behaalt, met uitzondering van het Omgevingsrecht. De overige onderdelen vragen nog aandacht. Dit is ook ontstaan door ambtelijke wisselingen. Voorgaande jaren waren de beoordelingen positief.