Paragraaf bedrijfsvoering

In deze paragraaf laten we zien hoe onze organisatie haar doelen bereikt. Om dit goed te doen moeten onze middelen in orde zijn en hebben we een sterke organisatie nodig. Doelen en middelen moeten in balans zijn. Daarom zijn we gestart met het programma Balans Ambities en Middelen (BAM). Dit programma is de koepel geweest voor onder meer Zero Based Budgetting, 'Kiezen voor de Toekomst' en enkele interne projecten. De resultaten zijn verwoord in de perspectiefnota 2026-2029. Daarin zijn naast enkele taakstellende besparingen ook drie onderzoeksopgaven opgenomen. Dit zijn:

1. Preventie in het Sociaal domein; investeren in de sociale basis (nader toegelicht bij thema 1 'Samenleving');
2. Wijk- en dorpsgericht Werken als vliegwiel voor samenwerking (nader toegelicht in de paragraaf Wijk- en dorpsgericht Werken);
3. Investeren in de toekomst van de gemeentelijke organisatie (nader toegelicht hieronder).

De gemeente en haar organisatie krijgen de komende jaren niet alleen te maken met financiële kortingen vanuit het Rijk, maar ook met een zogenaamd 'personeelsravijn'. Richting het jaar 2030 zal het in toenemende mate moeilijker worden om vacatures in te vullen. Een andere ontwikkeling is de verdergaande digitalisering in de samenleving. De inwoners en bedrijven verwachten van de gemeente ook dat meer producten en diensten (volledig) digitaal kunnen worden aangevraagd. Om deze drie ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden, moeten we investeren in een efficiënte en effectieve organisatie die flexibel en wendbaar opereert. Procesoptimalisatie, 'slimme' technologie, AI en versterking van sturing en zelforganisatie dragen daaraan bij. De komende jaren wordt hierin stevig geïnvesteerd, zodat we voorbereid zijn op de krappe arbeidsmarkt, een aantrekkelijk en modern werkgever zijn voor onszelf medewerkers en minstens dezelfde kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren.

In deze begroting zijn de middelen opgenomen voor de besluitvorming en het opstarten van de noodzakelijke veranderingen. Besluitvorming over de uitvoering van het programma en de middelen voor de eerste twee uitvoeringsjaren vindt plaats bij de perspectiefnota 2027-2030.

De afgelopen jaren stonden in het teken van financieel herstel. We hebben grote stappen daarin gezet. Het tijdig inspringen op ontwikkelingen en het treffen van de nodige maatregelen heeft zijn vruchten afgeworpen. Ook een aantal incidentele meevallers over de afgelopen jaren geven lucht in deze financieel uitdagende periode. Beide aspecten hebben het mogelijk gemaakt de streefwaardes uit het financieel actieplan dat in 2023 is opgesteld, aan het eind van deze bestuursperiode te realiseren.

Voor de toekomst blijven de (financiële) opgaven voor gemeenten onverminderd groot. Een nieuw kabinet geeft nieuwe onzekerheden die ongetwijfeld financiële impact en risico's met zich mee brengen. Ook onze eigen ambities vragen de nodige financiële aandacht. Dit betekent dat we goed zicht moeten blijven houden op onze financiële situatie om ook de financiële stabiliteit voor de komende jaren te waarborgen. 

Zowel Zero Based Budgetting als 'Kiezen voor de Toekomst' (takendiscussie) heeft inzichten opgeleverd. Daarvan maken we gebruik bij het houden van balans tussen onze ambities en de middelen die we daarvoor ter beschikking hebben. We gebruiken deze inzichten bij het verder ontwikkelen en versterken van de gemeentelijke organisatie. Ook zetten we ze in om onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren. Tot slot dragen ze bij aan de leefbaarheid en aantrekkelijkheid van Meppel.

De arbeidsmarkt is krap. Dit heeft invloed op de beschikbaarheid van de benodigde capaciteit. De komende jaren zal dit, vanwege het te verwachten personeelsravijn, steeds meer een bottleneck worden. Dit vraagt om strategische personeelsplanning en meer sturing op de beschikbare capaciteit in relatie tot de te verrichten taken. Ons werkgeversprofiel wordt ingezet bij arbeidsmarktcommunicatie om mensen aan ons te binden.

Daarnaast investeren we in aantrekkelijke werkomstandigheden en strategisch personeelsbeleid om medewerkers te behouden. Met de inzet van arbodienstverlening met aandacht voor preventie en snel contact met de zieke medewerker sturen we op verdere verlaging van het ziekteverzuim. We zien een dalende trend en willen dit vasthouden.

Verder verbeteren we de mogelijkheden voor het flexibel werken. Daarnaast investeren we in organisatieontwikkeling, versterking van onze informatisering en het werken met data. 

In 2025 is samen met de organisatie het programma Koers in Actie opgesteld, als vervolg op de evaluatie van de organisatieontwikkeling in 2024. Dit programma is geen los project, maar een manier van werken die helpt om wendbaar en toekomstgericht te blijven. Het richt zich op strategische keuzes, de dagelijkse praktijk en de cultuur van samenwerken, zichtbaar in gedrag via drie kernbewegingen: werken vanuit de bedoeling, betrouwbaar partnerschap en samen flexibel aan de slag.
De organisatie ontwikkelt zich langs vier lijnen: strategisch denken, koersvast werken, een lerende cultuur en duidelijke rollen en eigenaarschap. In 2026 ligt de nadruk op het versterken van horizontale sturing en het uitdragen van een helder Verhaal van Meppel als verbindend kompas.

De verplichte BBV-indicatoren vindt u terug in de programma's en in deze paragraaf. De indicatoren voor bedrijfsvoering staan in de onderstaande tabel. De getallen zijn afgeleid van onze eigen data.

In 2024 heeft de raad budget beschikbaar gesteld voor de herinrichting van stadhuis en werf (kantoorgedeelte). Met deze herinrichting brengen we noodzakelijke aanpassingen aan om alle problemen op te lossen voor inwoners/klanten en medewerkers op het gebied van veiligheid, akoestiek en privacy. De herinrichting is ook noodzakelijk onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap. Zo zijn het stadhuis en de gemeentewerf weer klaar voor de toekomst. Gedurende het traject wordt de raad op verschillende momenten geconsulteerd of geïnformeerd. 2026 staat in het teken van het komen tot een definitief en technisch ontwerp, het aanbesteden van uitvoerende partijen en het maken van een plan om tijdens de verbouwing/herinrichting in het pand te kunnen blijven werken. De uiteindelijke oplevering is gepland in het derde kwartaal 2027.

In 2026 verbeteren we onze digitale dienstverlening en bereikbaarheid verder. Een aantal grote applicaties gaan we aanbesteden, zoals die voor de dienstverlening in het Sociaal domein. We stappen over op SaaS-oplossingen. Deze zijn schaalbaar en gebruiksvriendelijker. Ook sluiten deze SaaS-oplossingen beter aan op de behoeften van inwoners en ondernemers. We gaan ook de telefooncentrale vernieuwen. Hiervoor zoeken we een oplossing die inwoners sneller en gerichter helpt. Inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers hoort daarbij. We leveren met onze vernieuwingen een bijdrage aan onze interne dienstverlening volgens het programma “Investeren in de toekomst”.

We sluiten aan bij de landelijke koers: gemeenten organiseren hun digitalisering steeds meer gezamenlijk via Common Ground. Dit betekent dat we vaker gebruikmaken van landelijke standaarden en gezamenlijke inkoop. Tegelijkertijd willen we als gemeente grip houden op onze data en IT. Daarom maken we bewuste keuzes die passen binnen Europese kaders, zoals digitale soevereiniteit en de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.
Met deze aanpak bouwen we aan een gemeente die digitaal sterk is, maar ook veilig, transparant en goed bereikbaar blijft voor iedereen.

In 2026 gaan verder met het verbeteren van ons informatiebeheer. We maken het archiefblok 1928-1997 van de gemeente Meppel openbaar en gaan dit online publiceren. De nieuwe Archiefwet gaat waarschijnlijk medio 2026 in. Wij kiezen dan ook een definitieve plek voor de digitale opslag, een E-depot. Ook gaan wij de functie van gemeentearchivaris invullen.

De risico’s voor de beveiliging van informatie en privégegevens nemen toe. Misdaad, fraude en fouten in systemen komen steeds vaker voor. We houden dit goed in de gaten, grijpen snel in als er iets misgaat en spreiden de risico’s om de gevolgen zo klein mogelijk te houden.

Naar verwachting  zal de nieuwe Cyberbeveiligingswet inwerking treden in 2026. Er komen hierdoor strengere regels voor hoe we informatie goed moeten beveiligen. Daardoor moeten we waarschijnlijk meer tijd, mensen en geld inzetten om alles goed te regelen. Ook komt er waarschijnlijk meer controle van buitenaf, wat ook extra kosten met zich kan meebrengen.

In 2026 werken we aan het verbeteren van de processen rond Inkoop, Contractmanagement en Contractbeheer. Zo zorgen we ervoor dat gemeentelijke uitgaven doelmatig en rechtmatig worden ingezet. We analyseren deze uitgaven periodiek en registreren, beheren en managen alle contracten. Tegelijkertijd geven we invulling aan het Convenant Schoon en Emissieloos Bouwen. Bij Infra- en Bouwprojecten stellen we eisen die bijdragen aan schonere uitvoering en minder uitstoot. We streven naar duurzaam en circulair inkopen, waarbij we toetsen aan de hoogste MVI-criteria. De verantwoording van duurzaam inkopen nemen we op in de rapportages binnen de planning- en controlcyclus. Tot slot besteden we extra aandacht aan het lokale MKB. Via een bedrijvenregister betrekken we actief lokale ondernemers en zetten we opdrachten waar mogelijk lokaal en regionaal in de markt.

In november 2023 heeft de gemeenteraad de nota over rechtmatigheid vastgesteld. Deze nota geeft regels voor controles. Het belangrijkste is dat processen en transacties voldoen aan de wet en regels. Goede coördinatie van controles helpt om fraude te voorkomen.

We hebben afgesproken dat we na de tweede verklaring (over de jaarrekening van 2024) een evaluatie doen. Deze evaluatie leidt in het najaar van 2025 tot een geactualiseerde financiële verordening en nota rechtmatigheid.

In de komende jaren gaan we van het uitvoeren van controles naar het toezicht houden op controles. Door de juiste uitvoering van processen in de eerste en tweede lijn, wordt rechtmatigheid vanzelfsprekend. Dit doen we als onderdeel van de onderzoeksopdracht 'investeren voor de toekomst'.

In dezelfde vergadering in november 2023 heeft de gemeenteraad nieuwe regels gemaakt voor onderzoeken. Met deze onderzoeken willen we duidelijker maken wat de gemeente doet. Zo kunnen we beter werken en verantwoording afleggen. 

Vanaf nu maken we elk jaar een lijst van deze onderzoeken. Er lopen nu geen doelmatigheids-/doeltreffendheidsonderzoeken. We hebben toegezegd deze lijst aan te vullen met belangrijke onderzoeken voor het bestuur. 

De provincie Drenthe heeft een wettelijke toezichttaak op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken door de gemeenten in Drenthe. Het gaat hier om het interbestuurlijk toezicht (IBT). 

De provincie heeft gekozen zich te richten op een beperkt aantal, in hun ogen meest risicovolle, toezichtdomeinen waarop ze standaard toezicht houdt. Dit is in lijn met de uitgangspunten van de wetgeving over IBT. De provincie Drenthe houdt toezicht op de volgende domeinen:

• Ruimtelijke ordening, toezicht op de aanwezigheid van actuele structuurvisies en bestemmingsplannen
• Omgevingsrecht, toezicht op het beleid en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving; op het gebied van milieu en bouwen
• Ruimtelijk erfgoed, toezicht op de omgang met archeologische waarden, waaronder monumenten en de uitvoering van vergunningverlening, nalevingstoezicht en handhaving wat dit toezichtdomein betreft
• Huisvesting statushouders, toezicht op tijdige huisvesting van statushouders
• Archief, toezicht op de aanwezigheid van een deugdelijke informatiehuishouding

Jaarlijks verstrekt de provincie een integraal overzicht IBT voor alle Drentse gemeenten. Uit het overzicht 2024 op uitvoering medebewindstaken gemeenten 2023 blijkt dat Meppel op alle onderdelen een score 'goed' heeft behaald met uitzondering van het Omgevingsrecht. Vanwege te late aanlevering van de gegevens -door ambtelijke wisselingen- was beoordeling door provincie Drenthe niet mogelijk. Voorgaande jaren waren er steeds positieve beoordelingen.