Paragraaf bedrijfsvoering

Omschrijving (toelichting)

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma’s te realiseren. Daarbij kan gedacht worden aan alle activiteiten die ondersteunend zijn aan het primaire proces zoals personele zaken, financiën, inkoop, ICT en facilitaire zaken. Deze overheadkosten zijn opgenomen in het overzicht Overhead. Dit onderwerp wordt bij dat onderdeel nader toegelicht.

Omschrijving (toelichting)

Een goed werkende P&C cyclus is een belangrijke voorwaarde voor een goede sturing en het in control zijn van de organisatie. Een onderzoek naar de werking van de huidige cyclus heeft geleid tot een aantal bevindingen, aanbevelingen en een verbeteragenda. 

In 2024 zijn voor het eerst  vijf Planning & Control documenten verschenen. Alle vijf documenten zijn digitaal gepubliceerd via meppel.begrotingsapp.nl. Ook het stellen van technische vragen door de raad gebeurde digitaal via de begrotingsapp. De jaarstukken 2023 was het eerste document. Hierin legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad over het in de begroting vastgelegde beleid van het voorgaande jaar. 

We hebben de raad voor het eerst twee tussenrapportages aangeboden over de realisatie van de vastgestelde programmabegroting 2024. In de bestuursrapportage 2024 is gerapporteerd over de actuele ontwikkelingen en de belangrijkste afwijkingen in de beleidsvoornemens en de financiën. In het najaar is de raad meegenomen in een financiële tussenrapportage. De focus lag vooral op financiële afwijkingen die na het opstellen van de bestuursrapportage bekend zijn geworden. Met deze extra rapportage is de informatievoorziening aan de raad verder verstrekt.

De begroting 2025-2028 is opgesteld aan de hand van de nieuwe programma indeling, gebaseerd op drie thema's. Daarnaast zijn er diverse verbeteringen doorgevoerd "onder de motorkap". Denk hierbij aan procesbeschrijvingen, opnieuw inrichten rekeningschema en de (nog af te ronden) actualisatie van de budgethoudersregeling. Hiermee is de verbeteragenda afgerond.   

Omschrijving (toelichting)

Er is verder gewerkt aan de verbetering van juridische kwaliteit. Drie juridisch kwaliteitsmedewerkers zijn ingezet in de uitvoerende teams (eerste lijn). Zij zijn ondersteund en begeleid door tweedelijns juridisch adviseurs.  Door de inzet in de eerste lijn is ook het juridisch bewustzijn bij het uitvoeren van taken binnen de organisatie vergroot. Het plan van aanpak voor juridische kwaliteitszorg is verder uitgewerkt.  De interne training over gemeentewet en algemeen bestuursrecht is twee maal uitgevoerd en heeft een vaste basis in het interne opleidingsprogramma.

Omschrijving (toelichting)

In 2020 is de notitie Koers geïmplementeerd. Sinds die tijd werken we aan onze organisatieontwikkeling. Dit geeft onder andere richting aan wat wij doen om goed werkgeverschap te bieden, zodat het goed werken is en blijft bij de gemeente Meppel. Juist in tijden van een krappe arbeidsmarkt en een hoge mobiliteit is dat nog belangrijker dan voorheen. Bij het bieden van goed werkgeverschap kan worden gedacht aan veilige en aantrekkelijke huisvesting, digitale ondersteuning van werkplekken, bieden van ontwikkelmogelijkheden van medewerkers en inzetten op duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Ziekteverzuim 
Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk dat onze medewerkers vitaal zijn en blijven. Ziekteverzuim is een indicatie hoe vitaal we zijn. Medio 2023 is een visie op duurzame inzetbaarheid vastgesteld. Deze visie richt zich op het voorkomen en beperken van verzuim, het bieden van handvatten voor managers voor het monitoren hiervan en het voeren van het gesprek met de medewerkers over werkhervatting. Waar het percentage in 2022 en 2023 respectievelijk 7,5 en 7,3 % was, is in 2024 het percentage gedaald naar 5,6 %. Met deze daling lijkt de visie op duurzame inzetbaarheid vruchten af te werpen.

Arbeidsmarkt 
De grote uitdaging voor de komende jaren is de huidige gespannen arbeidsmarkt. Landelijk is 19 procent van de gemeentelijke vacatures moeilijk in te vullen. Ook in Meppel worden we geconfronteerd met deze problematiek. Het afgelopen jaar zagen we de personeelstekorten met name in de functiegebieden ruimtelijke ordening/milieu/techniek, juridisch advies, automatisering/ICT beleid Sociaal Domein, Toezicht Sociaal Domein en dienstverlening. Dit heeft effect op de gestelde doelen die we als gemeente willen behalen. De verwachting is dat het vervullen van deze vacatures ook de komende jaren lastig blijft. Voor ons als gemeente betekent dit dat we, naast het rechtmatig inzetten van gespecialiseerde bureaus, creatiever willen zijn in de werving en selectie.  Afgelopen jaar hebben we ingezet op het ontwikkelen van een werkgeversprofiel, dat de basis vormt voor een andere wervingsaanpak. De huidige arbeidsmarkt vraagt ook van ons om de interne doorstroming te stimuleren. In het afgelopen jaar zijn hierdoor enkele medewerkers intern doorgestroomd. De Meppel Academie, het interne (online) leerplatform kan daarbij behulpzaam zijn. Dit platform wordt naast E-learning gebruikt voor onboarding en het aanbieden van interne vakgerichte opleidingen.

Organisatie
De afgelopen jaren zijn steeds meer taken naar gemeenten toegekomen. Dit begon meer dan tien jaar geleden met taken binnen het Sociaal domein. Nu zijn de energietransitie en verduurzaming een belangrijke opgave. Daarnaast is er aantal crises waar gemeenten volop mee aan het werk zijn en blijven: de Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers. Dat heeft met zich meegebracht dat de organisatie noodzakelijkerwijs uitgebreid is. Afgelopen jaren is de organisatie gegroeid van 382 medewerkers in 2022 naar ongeveer 415 medewerkers in 2024. Naast versterking van beleid en uitvoering zijn ook de ondersteunende disciplines en bedrijfsvoering uitgebreid. Ook is in 2024 de Koers geëvalueerd om te onderzoeken of we als organisatie, in de sterk veranderende wereld, nog op de goede weg zitten.  De evaluatie heeft zich op vier onderdelen gericht. Het eerste onderdeel betrof de cultuur. De ongeschreven regels van onze organisatie zijn in beeld gebracht. Het tweede onderdeel bestond uit een audit. Daarbij is onderzocht in hoeverre hetgeen  op papier staat ook in de praktijk wordt gebracht. Als derde onderdeel is op eenvoudige wijze de beleving van onze inwoners en ondernemers in beeld gebracht. Het laatste onderdeel betrof de beleving van onze eigen medewerkers bij Koers. Hoe en op welke wijze geven we invulling aan de drie bewegingen van Koers. De drie bewegingen zijn: werken volgens de bedoeling, wendbaar en flexibel samenwerken en betrouwbaar partnerschap.   De resultaten van de evaluatie geven aan dat we veel dingen goed doen en ook nog het één en ander kunnen verbeteren. De resultaten van het onderzoek zijn in 2024 besproken met de medewerkers in de organisatie. In 2025 zullen de resultaten hiervan uitgewerkt worden in een vervolgaanpak.

Toelichting:

De personeelskosten bestaan uit de kosten voor de eigen organisatie en de kosten voor inhuur. Bij het vaste personeel is het beschikbare budget niet volledig besteed, voornamelijk doordat vacatures niet zijn ingevuld als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor is € 4,8 miljoen minder uitgegeven dan begroot. Daarnaast zijn vergoedingen van derden en extra uitkeringen ontvangen, die niet volledig zijn benut, wat bijdroeg aan het positieve resultaat. Daarnaast is binnen het Sociaal Domein sprake van een onderschrijding. Voor dit cluster zijn extra middelen toegekend voor specifieke functies, maar door de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt konden deze niet allemaal worden ingevuld. De functies die wél zijn vervuld, zijn binnen de bestaande vacatureruimte opgevangen, waardoor de extra toegekende middelen uiteindelijk niet nodig waren.

Tegenover deze onderschrijding staat een extra uitgave van € 3,2 miljoen voor inhuur. Dit bedrag is besteed aan de tijdelijke vervanging van afwezig personeel en de inhuur van specialisten met specifieke vakkennis. De extra kosten voor de opvang van vluchtelingen vallen hier niet onder.

De werkelijke personeelskosten van € 35,9 miljoen zijn verdeeld over de programma’s 1 tot en met 12 en het overzicht Overhead. In de afzonderlijke programma’s kunnen verschillen ontstaan tussen de geraamde en werkelijke kosten door fluctuaties in personeelsinzet. Hogere personeelskosten in het ene programma worden gecompenseerd door lagere kosten in een ander programma. Per saldo resulteert dit in een voordeel van € 1,5 miljoen op de bedrijfsvoering ten opzichte van de raming.

Omschrijving (toelichting)

In 2024 heeft de gemeente Meppel gewerkt aan het verbeteren van inkoop, contractmanagement en contractbeheer. Door een nieuw contractmanagementsysteem en extra medewerkers in het inkoopteam kan de gemeente beter controleren of afspraken in contracten worden nageleefd en of aanbestedingen volgens de regels verlopen. Daarnaast kijkt Inkoop niet alleen naar de verplichte controles, maar ook naar uitgaven onder de Europese aanbestedingsgrens.
Met marktinformatieochtenden heeft de gemeente extra aandacht gegeven aan de lokale en regionale economie. Er wordt actief samengewerkt met lokale ondernemers om hen een grotere rol te geven bij inkooptrajecten.
Ook werkt de gemeente nu actief aan beleid en activiteiten om subsidies binnen te halen en de verwerking van uitgaande subsidies te centraliseren en optimaliseren.

Omschrijving (toelichting)

In 2023 legde het college voor het eerst zelf verantwoording af over de financieel rechtmatige afhandeling van diverse processen binnen de gemeente. In 2024 doen we dit voor het tweede jaar, waardoor we inmiddels meer ervaring hebben opgedaan met het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Het doel is om de zekerheid en integriteit te waarborgen op het gebied van inwoners, medewerkers, data en financiën binnen de belangrijkste gemeentelijke processen, conform de vastgestelde koers en geldende wet- en regelgeving. Door middel van diverse audits is de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen gecontroleerd. Dit biedt voldoende borging voor de getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid binnen deze processen. Daarnaast hebben we controlewerkzaamheden uitgevoerd om zekerheid te bieden over de rechtmatige afhandeling van procedures.

Conform de afspraken in de Nota Beleidskaders Rechtmatigheidsverantwoording geven we in deze paragraaf een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij rapporteren we over de individueel geconstateerde afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen.

Begrotingsonrechtmatigheid

Er is € 0,933 miljoen aan overschrijdingen op de lasten geconstateerd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling in een tussentijdse rapportage.
d. Bij onderschrijdingen, mits deze tijdig (in het eerstvolgende P&C-document) zijn gemeld.

 Op basis van de gemaakte afspraken wordt € 0,102 miljoen als acceptabel beschouwd. Dit betreft drietal producten waarbij de overschrijding wordt gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. 

De begrotingsonrechtmatigheid van € 0,831 miljoen betreft het resterende bedrag aan lastenoverschrijdingen op programmaniveau. Een aanzienlijk deel hiervan, namelijk € 0,447 miljoen, is toe te schrijven aan de gevormde pensioenvoorziening voor de wethouders. 

Daarnaast is € 0,211 miljoen toe te schrijven aan investeringen. Bij de renovatie van het Stadskwartier vielen met name de kosten voor klimaatinstallaties hoger uit dan verwacht. Daarnaast zorgden bouwkundige factoren, zoals de noodzaak van een diepere fundering, het behoud van een boom en de vondst van asbest, voor extra kosten. Binnen de projecten voor automatisering en informatisering bleek de implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief de migratie van documenten, complexer en omvangrijker dan aanvankelijk voorzien.

Voorwaardencriterium 

• Er is in 2024 voor € 1,314 miljoen niet volgens de Europese regels ingekocht.
• Vorig jaar was dit € 1,029 miljoen er is dus sprake van een kleine stijging.
• De onrechtmatigheden zijn hoofdzakelijk historisch van aard en niet nieuw.
• Deels veroorzaakt door niet tijdig aanbesteden van noodzakelijke EU ICT-contracten.
• De gemeenschappelijke regeling (GR) voor schuldhulpverlening door de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) Assen is financieel onrechtmatig.
• De gesignaleerde verhoging  over 2024 is een direct gevolg van hogere lasten voor de gemeente Meppel in relatie tot de GKB

SiSa-regelingen

• Bij de SiSa-regelingen, zoals in de bijlage te zien is, zijn geen fouten gevonden.

M&O criterium

• In de uitvoering van de VIC controles zijn geen waarnemingen naar boven gekomen op het gebied van interne integriteit of fraude.
• Er waren ook waren geen bevindingen op het onderwerp Misbruik en Oneigenlijk gebruik  van gemeentelijke voorzieningen door derden.

Omschrijving (toelichting)

Herinrichting stadhuis en gemeentewerf  
Op donderdag 30 mei 2024 heeft de raad ingestemd met het herinrichtingsplan voor stadhuis en werf. Dit herinrichtingsplan sluit aan bij een aangenomen amendement nr. A 5 d.d. 9 november 2023. De herinrichting richt zich op het borgen van de veiligheid, verbeteren van de akoestiek en de privacy voor medewerkers, college, gemeenteraad en bezoekers. Voor de inhoudelijke begeleiding van dit project is externe projectleiding ingehuurd. Daarnaast is de aanbesteding voor een architect gestart. 

Omschrijving (toelichting)

In 2024 hebben we een nieuw zaaksysteem ingevoerd. Dit was een grote klus, omdat het systeem overal in de organisatie wordt gebruikt. Ook de migratie en de koppelingen waren ingewikkeld. Aan het eind van het jaar is de applicatie in gebruik genomen.

Daarnaast hebben we veel gewerkt aan de overstap naar de cloud. Goede voorbereidingen zijn belangrijk, omdat we deze overstap zonder onderbrekingen en veilig willen doen. We hebben een duidelijk plan gemaakt en zijn op de achtergrond begonnen met de voorbereidingen. Dit plan loopt door tot en met 2025.

We passen steeds beter de governance structuren toe in onze processen. De afstemming met de organisatie gaat steeds beter en we voeren wijzigingen steeds meer gecontroleerd door. Dit zorgt voor minder verstoringen en voorspelbare dienstverlening. De wijzigingen variëren van het vervangen van grote applicaties tot het in-, door- en uitstroomproces van medewerkers, en van het prioriteren van de behoeften van de verschillende teams tot het inspelen op acute cyberdreigingen.

Omschrijving (toelichting)

We hebben uitvoering gegeven aan ons informatiebeveiligingsbeleid en  er is  een verdere optimalisatie geweest,  in  de uitvoering  van  maatregelen zoals beschreven  in Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De invoering van het nieuwe monitoring en response systeem, is verschoven naar 2025. De continue scholing op het gebied van informatiebeveiliging,  gestart in 2022 laat goede resultaten zien ,  is   effectief en goed meetbaar.  Door steeds slimmere dreigingen  of   nieuwe wetgeving,   zijn  aanpassingen op gebied van informatiebeveiliging  doorgevoerd. 

Omschrijving (toelichting)

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt intern toezicht op de naleving van de AVG en andere wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens. De FG houdt tevens toezicht op de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg).
 
In 2024 heeft de FG extra toezicht gehouden op een viertal onderwerpen: cookies, dossiervorming Wmo, gebruik bodycams door BOA’s en transparantie in het kader van de Omgevingswet. Op alle onderwerpen heeft zijn tekortkomingen geconstateerd waarbij de FG aanbevelingen heeft gedaan om de tekortkomingen op te lossen. De tekortkomingen op het gebied van cookies en transparantie waren beperkt en eenvoudig op te lossen. Voor de bodycams en dossiervorming geldt dat deze meer impact hebben qua non-compliance en de te nemen maatregelen.
 
In 2024 waren er in totaal 26 datalekken gemeld binnen de gemeente. Twee datalekken hiervan zijn gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens in verband met risico voor betrokkene(n). De materiele impact van de datalekken was beperkt. Gekeken over de jaren heen zijn er geen significatie en materiele verschillen in het aantal datalekken, de omvang en de ernst.

Omschrijving (toelichting)

Fraude en Frauderisico zijn onderwerpen die nauw verbonden zijn met integriteit en het beleid tegen Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Als gemeente zijn wij ons bewust van onze verantwoordelijkheden op dit onderwerp. Om die reden zijn de (fraude) risico's opgenomen in ons interne controleplan en toetsen wij jaarlijks of bijstelling van de aanwezige beheersmaatregelen noodzakelijk is.
Deze maatregelen zijn onderdeel van het toetsingskader op alle uitvoerende  en toezichthoudende niveaus van de gemeente Meppel.

Vanuit de begrotingsvoorschriften wordt een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Deze zijn terug te vinden in de programma’s. De bron voor de meeste van deze beleidsindicatoren is de site ‘waar staat je gemeente.nl’. De beleidsindicatoren die in de tabel hieronder zijn weergegeven, zijn gebaseerd op eigen gegevens.

* inclusief ruim € 1,3 miljoen inhuur voor opvang vluchtelingen uit Oekraïne.

Uitgangspunt voor de formatie is het aantal formatieplaatsen ongeacht of het om een vaste aanstelling, tijdelijke aanstelling of een vacature gaat. Peildatum is 1 januari 2024. Een fte staat voor 36 uur. De bezetting is gebaseerd op het gemiddeld werkelijk aantal fte dat werkzaam was in 2024.

De overhead omvat alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze definitie (conform BBV) omvat naast alle loonkosten ook de ICT, huisvestings- en facilitaire kosten van de zgn. PIOFACH-functies en systemen.

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Exclusief griffie en bestuur, maar inclusief de inhuur van extern personeel. Het heeft dus een bredere reikwijdte dan overhead. 

Onder externe inhuur gaat het zowel om inhuur wegens tijdelijke vervanging (vacatures) als om inhuur van specialistische vakkennis die ontbreekt in de organisatie.

Omschrijving (toelichting)

Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. De provincie Drenthe houdt toezicht op de volgende domeinen:

• Ruimtelijke Ordening (Wro)
• Omgevingsrecht (Wabo)
• Ruimtelijk erfgoed
• Huisvesting statushouders
• Archief

Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht (IBT).

Jaarlijks verstrekt de provincie een integraal overzicht IBT voor alle Drentse gemeenten. Uit het overzicht 2024 op uitvoering medebewindstaken gemeenten 2023 blijkt dat Meppel op alle onderdelen een score 'goed' heeft behaald met uitzondering van het Omgevingsrecht. Vanwege te late aanlevering van de gegevens -door ambtelijke wisselingen- was beoordeling door Provincie Drenthe niet mogelijk. Voorgaande jaren waren er steeds positieve beoordelingen.