Paragraaf bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de ondersteunende bedrijfsprocessen bedoeld. Dat zijn de processen, die ondersteunend zijn aan het primaire proces (alles wat direct voor de inwoners wordt gedaan). Voorbeelden zijn juridische zaken, financiën en ICT.

De overheadkosten staan in hoofdstuk 5. Overzicht van de Algemene Dekkingsmiddelen en Overhead en zijn daar nader toegelicht.

Om alle ambities uit de verschillende (beleids)programma’s te realiseren, moeten onze middelen in orde zijn en is een stevige organisatie nodig. Om blijvend kwaliteit toe te voegen aan deze ambities, moeten we oog blijven houden voor de hierbij noodzakelijke groei en benodigde ontwikkeling van onze organisatie.   

Allereerst moet de financiële situatie van onze gemeente sterker worden. Er moeten acties komen om de financiële positie duurzaam gezond te krijgen en te houden. Concreet is hiervoor een eerste stap gezet door de vaststelling van het financieel actieplan. Dat is nodig, gezien de grote veranderlijkheid van de samenleving en daarmee de wisselende opgaven voor de gemeente. De risico’s die daarmee gepaard gaan, vragen om een stevigere financiële buffer.

Ook zijn we bezig met een verbeteragenda "Planning & Control", waarbij wij werken langs drie pijlers; financiële techniek, financieel beleid en de organisatie rondom P&C. We werken inmiddels via een digitale P&C applicatie. Andere verbeteracties, zoals de vernieuwing van de programma-indeling, de versterking van het budgethouderschap en de actualisatie van het financieel beleid, volgen. Daarnaast gaan we investeren in organisatieontwikkeling, hybride werken (thuis en op kantoor) en in versterking van onze informatisering en het werken met data. De komende jaren zal dit beleid doorwerken in de organisatie ontwikkeling, procesverbeteringen en in de uitvoering van het dagelijks werk. 

Organisatieontwikkeling is een continu proces. De “Koers” van Meppel is daarbij ons kompas. In 2024 wordt de Koers geëvalueerd om te kijken waar we staan en wat nodig is voor de toekomst. Ook wordt in 2024 aandacht besteed aan overkoepelde waarden en gedragingen die passend zijn bij “Koers” door zowel actie en reflectie. Concreet worden de organisatieontwikkelingsactiviteiten uitgewerkt in een overzichtelijke pamflet en wordt invulling gegeven aan het versterken van het leiderschap in Meppel. 

De huidige arbeidsmarkt blijkt nog steeds gespannen. Landelijk is 20 procent van de gemeentelijke vacatures moeilijk in te vullen. Ook in Meppel worden we nog steeds geconfronteerd met deze problematiek. De afgelopen jaren zagen we personeelstekorten met name in de functiegebieden ruimtelijke ordening, milieu, techniek, juridisch advies, automatisering, ICT en dienstverlening. Met de huidige arbeidsmarktomstandigheden is de verwachting dat externe inhuur ook de komende jaren als tijdelijke oplossing onoverkomelijk is. Deze ontwikkelingen leiden tot een toename van bedrijfsvoeringskosten, bijvoorbeeld meer kosten voor accounts, werkplekken, reis- & thuiswerkkosten vergoedingen en opleidingskosten. Daar waar mogelijk worden de kosten binnen de bestaande budgetten opgevangen.  

Omdat de arbeidsmarkt zelf niet beïnvloedbaar is, is het belangrijk om ons als werkgever te onderscheiden. Eén van de acties die we inzetten is het ontwikkelen van een werkgeversprofiel. We willen daarnaast als gemeente een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. In 2023 is daarom de visie op Strategisch Personeelsbeleid (2023 – 2028) vastgesteld met daarin drie focuspunten: vitaal vakmanschap, leren en ontwikkelen van medewerkers en organisatie, en binden & boeien van medewerkers. We gaan hiervoor in 2024 een actieplan opstellen en uitvoeren. Ziekteverzuim is een indicatie hoe vitaal we zijn. Na een aantal jaren van lichte daling van het ziekteverzuim is het percentage nu aan het stijgen. Dit in lijn met de landelijke trend dat het ziekteverzuim stijgend is. De focus ligt voor de komende jaren daarom op duurzame inzetbaarheid en preventie.

Vanuit de begrotingsvoorschriften wordt een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Deze zijn terug te vinden in de programma’s en in deze paragraaf. De bron voor de meeste van deze beleidsindicatoren is de site ‘waar staat je gemeente.nl’. De beleidsindicatoren behorende bij de paragraaf bedrijfsvoering, die in de tabel hieronder zijn weergegeven, zijn gebaseerd op eigen gegevens. 

Uitgangspunt voor de formatie is het aantal formatieplaatsen ongeacht of het om een vaste aanstelling, tijdelijke aanstelling of een vacature gaat. Het gaat hier om de toegestane formatie voor het nieuwe begrotingsjaar uitgedrukt in fte's. Peildatum is 1 januari 2024. Een fte staat voor 36 uur. De bezetting is gebaseerd op het werkelijk aantal fte's dat werkzaam is op 1 januari 2023.

De overhead omvat alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze definitie (conform BBV) omvat naast alle loonkosten ook de ICT, huisvestings- en facilitaire kosten van de zogenaamde PIOFACH-functies en systemen.

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Exclusief griffie en bestuur maar inclusief de inhuur van extern personeel. Het heeft dus een bredere reikwijdte dan overhead. De structureel geraamde personeelskosten 2023 zijn de basis voor de raming van de personeelskosten 2024. Deze zijn verhoogd met de verwachte CAO-ontwikkelingen. De opgenomen kosten zijn een uitwerking van de vastgestelde perspectiefnota.

Voor de presentatie van inhuur hanteren we de definitie van het A+O fonds gemeenten. Het kan zowel gaan om inhuur wegens tijdelijke vervanging (vacatures) als om inhuur van specialistische vakkennis die ontbreekt in de organisatie.

 

Goed werkgeverschap vraagt ook een goede werkomgeving waar nieuwe vormen van samenwerking goed tot zijn recht kunnen komen. De laatste jaren zijn wij als gemeente anders gaan werken: hybride, digitaler en meer plaats- en tijdonafhankelijk. Inwoners zoeken vaak op meerdere manieren contact met de gemeente: kantoor, via mail, app, digitale afspraak, etc.. Deze nieuwe manier van werken brengt vanzelfsprekend een andere behoefte aan werkomgeving met zich mee. Een werkomgeving die de medewerkers ondersteunt om het werk voor de Meppeler samenleving en het coalitieakkoord zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren. Daar komt bij dat een moderne werkomgeving – bij de krappe arbeidsmarkt van de laatste jaren – bijdraagt aan het binden, boeien en ook vasthouden van medewerkers. Met de vernieuwbouw van het stadhuis, de gemeentewerf en de raadzaal brengen we strikt noodzakelijke aanpassingen aan om alle problemen op te lossen op het gebied van veiligheid, akoestiek, samenwerking en hybride werken, zodat het stadhuis, de gemeentewerf en de raadszaal weer klaar zijn voor de toekomst.

De organisatie begint de vruchten te plukken van het verbeterplan Gezonde Informatisering. We hebben een grote slag gemaakt in het professionaliseren van de dienstverlening en de processen. Er is sourcingbeleid vastgesteld. In 2024 worden steeds meer applicaties gemigreerd naar de cloud en daarmee wordt de interne infrastructuur afgebouwd. Dit proces van uitfaseren zal een aantal jaren in beslag nemen. Vanwege onrechtmatigheid van een aantal softwarecontracten zal een vervolg gemaakt worden om een aantal applicaties aan te besteden. Tenslotte gaan we in 2024 verder met het ontwikkelen van informatiemanagement , zodat we in staat zijn de dienstverlening en organisatie beter te ondersteunen bij het primaire proces.

In 2024 wordt verder gewerkt aan de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer en worden voorbereidingen getroffen voor de invoering van de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting rond 1 januari 2025 in werking treedt, en de Wet open overheid (Woo).  In 2024 verwachten we ook aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen om het archief over te brengen naar de archiefbewaarplaats en maken we een keuze met betrekking tot een E-depot. Ook gaan we invulling geven aan het verplicht aanstellen van een gemeente archivaris. Het uiteindelijke doel van de Woo is een goede invulling geven aan de werkwijze ‘open by design’. 

Op het gebied van informatiebeveiliging zijn er vele risico's, enerzijds door de steeds maar toenemende dreiging van cybercriminaliteit, anderzijds als gevolg van ondermijning of soms onbekende kwetsbaarheden in hard- en software. Een goede informatiebeveiliging anticipeert daarom pro-actief en circulair. Informatiebeveiliging is in de periode 2024-2027 toegespitst op het zo klein mogelijk maken de impact van aanwezige risico's door onder andere risicospreiding, bewustwording van risico’s en door het oefenen hoe wij als organisatie nog beter kunnen reageren op ernstige beveiligingsincidenten. Hiervoor wordt in het kader van het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid een nieuw actieplan opgesteld. 

Met ingang van boekjaar 2023 wordt vanuit aanpassingen in de Financiële verhoudingswet, de Gemeentewet, de Provinciewet en in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) een nieuwe verplichte rechtmatigheidstoelichting opgenomen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidstoelichting verantwoordt het college van Meppel zichzelf over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties in de jaarrekening.  
Het kader voor ons werken in 2024 ligt in de in 2023 nog vast te stellen “nota rechtmatigheid”. Op basis van deze nota stellen wij ons interne controleplan 2024 op. Het controle plan is basis voor de jaarlijkse planning, die gebaseerd is op een actuele risicoanalyse en bevindingen uit eerdere jaren. Hierbij is leidend of processen en transacties voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, beleidskaders en andere relevante richtlijnen. Goede coördinatie van controles op het juiste niveau is bovendien de sleutel tot het voorkomen van zowel interne als externe fraude. De komende jaren wordt een doorontwikkeling gemaakt van uitvoering van controles naar toezicht op controles. Door een juiste en getrouwe uitvoering van vastgestelde processen in de 1e en 2e lijn, moet rechtmatigheid en het voldoen hieraan, binnen de gemeente Meppel een logisch gevolg zijn.

In 2024 ligt de focus op het optimaliseren van Inkoop- en Contractmanagement (CLM), tevens op het verhogen van de rechtmatigheid bij inkoopprocessen. Met de inzet van een extra contractmanager dragen periodieke spend-analyses, controles op contract-compliance en kwalitatieve en kwantitatieve inventarisaties van inkoopbehoeften bij aan de kwaliteit van het inkoopproces.