Omschrijving (toelichting)
2023 is het eerste jaar waarin het college zelf verantwoording aflegt over de financieel rechtmatige afhandeling van diverse processen binnen de gemeente. Het doel is de zekerheid en integriteit waarborgen voor inwoner, medewerker, data en financiën in de belangrijkste processen van de gemeente (volgens koers en wet- en regelgeving). Via diverse audits zijn opzet, bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen gecontroleerd en dit biedt voldoende borging voor de getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid binnen die processen. We hebben hiervoor controlewerkzaamheden uitgevoerd, waarbij we zekerheid hebben kunnen geven over rechtmatige afhandeling van procedures.
Zoals afgesproken in de nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording geven we in deze paragraaf een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording.
Uitgangspunt hierbij is de afspraak die het college met de raad gemaakt heeft om te rapporteren over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheids- verantwoording en welke actie het college onderneemt om deze in de toekomst te voorkomen.
Begrotingsonrechtmatigheid
Er is € 13,0 miljoen aan overschrijdingen op de lasten geconstateerd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling in een tussentijdse rapportage.
d. Bij onderschrijdingen als deze tijdig (in het eerstvolgende P&C document) gemeld zijn.
Op grond van de afspraken is € 11,5 miljoen als acceptabel aan te merken. Dit betreft met name de lasten als gevolg van Oekraïne opvang, waar voor een compensatie is ontvangen en gemaakte kosten voor grondexploitaties welke worden gecompenseerd door (toekomstige) grondverkopen.
De begrotingsonrechtmatigheid van € 1,5 miljoen betreft het resterende bedrag aan lastenoverschrijdingen op programmaniveau. Een groot deel van dit bedrag is te relateren aan de werkwijze van toerekening van personeelslasten. Deze heeft in totaal een onderschrijding (zie personeelskosten in deze paragraaf) van € 0,6 miljoen maar leidt op programmaniveau soms tot een overschrijding.
De overige overschrijdingen komen voort uit gemaakte kosten ten behoeve van ontwikkeling openbare ruimte (themapark, planvorming en subsidieaanvraag stadsentree en voorbereiding van het transformatiegebied Noordpoort incl ontvangen bijdrage vanuit woningbouwimpuls). De meer-kosten zijn deels opgevangen binnen de beschikbare verstedelijkingsgelden. In de begroting 2024 zijn voor de stadsentree middelen opgenomen. Een raadsvoorstel is in voorbereiding voor de ontwikkeling van het transformatiegebied Noordpoort. In de raadsvergadering van december 2023 is voor de uitwerking hiervan een nota van uitgangspunten vastgesteld.
Ten behoeve van het beheer openbare ruimte zijn er meer kosten gemaakt dan begroot ten aanzien van openbare verlichting. Deels betreft dit inhaal van de opgave uit 2022. Daarnaast loopt een geschil met een externe partij over de uitvoering van het onderhoud van openbare verlichting. In afwachting van een oplossing zijn de in rekening gebrachte bedragen eerst volledig als last verantwoord in 2023. Zodra er duidelijkheid is over een oplossing kan mogelijk een deel van deze verplichting vrijvallen ten gunste van het resultaat.
Daarnaast hebben de extra ronde verkiezingen evenals de extra kosten voor de WOZ als gevolg van toename van het aantal bezwaren hebben geleidt tot een overschrijding van de kosten.
Via de verbeteragenda van de P&C hebben we in de financiële verordening een extra P&C moment opgenomen (de najaarsrapportage). Onze verwachting is dat deze er voor zal zorgen dat het totaal aan lastenoverschrijdingen zal afnemen.
Voorwaardencriterium
Met betrekking tot het voorwaardencriterium hebben wij geconstateerd dat we voor € 1,029 miljoen ten onrechte niet Europees hebben aanbesteed. Dit was vorig jaar € 1,795 miljoen. Hiermee blijft de dalende trend in stand.
SiSa
Ten aanzien van de SiSa-regelingen zoals in de bijlage gepresenteerd, zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.
M&O criterium
Ten aanzien van het misbruik en oneigenlijk gebruik hebben we geen onrechtmatigheden geconstateerd.
Wij zijn ons bewust van het risico dat gefraudeerd kan worden, zowel intern als extern, bij het uitvoeren van onze werkzaamheden. Ook erkennen we dat voor ons als gemeente inherent sprake is van frauderisico’s door management override of risico’s als gevolg van misbruik maken van de ambtelijke functie om zelf een wederrechtelijk voordeel te behalen. Wij zijn op basis van onze risico-inschatting van mening dat deze risico’s kwantitatief en kwalitatief niet uitkomen in onze belangrijkste risico’s voor het weerstandsvermogen en deze zijn daarom niet zichtbaar opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen.
De frauderisico’s krijgen extra aandacht door periodiek en onverwacht additionele controles te plannen. Wij hebben extra controles opgenomen in het Verbijzonderde Interne Controle (VIC) Plan 2023. Daarnaast hebben we Misbruik en Oneigenlijk beleid opgesteld. De uitgangspunten in dit beleid zijn:
1. Hogere Bewustwording: Wij zijn ons bewust van de frauderisico’s die er zijn. Wij ondernemen acties om fraudes te voorkomen en het risico op fraude te beperken.
2. Bewijsvoering: We kunnen aantonen dat we goede maatregelen hebben genomen.
3. Verantwoording: In onze controlerapporten doen we verslag van noodzakelijke vervolgonderzoeken, indien er vermoedens zijn van fraude.
Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat gemeente Meppel en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Daarom hebben wij een gedragscode, die vastgelegd is in de eed of belofte die iedere ambtenaar moet uitspreken. Het belang van de gedragscode en de naleving wordt periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er is een extern vertrouwenspersoon ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.
Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding en/of 4-ogen principe. Tegelijkertijd zijn de afgelopen jaren regelmatig berichten in de media geweest over cyberaanvallen, van ransomware en datalekken bij gemeentes. Goede Informatiebeveiliging en Privacy maatregelen, waaronder autorisatie hebben vanuit het perspectief fraude een hoge prioriteit en worden continue, intern (3-maandelijks) maar ook extern (onafhankelijk) getoetst. Wij hebben geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat er fraude is gepleegd in 2023.