Paragraaf bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma’s te realiseren. Daarbij kan gedacht worden aan alle activiteiten die ondersteunend zijn aan het primaire proces zoals personele zaken, financiën ,inkoop, ICT en facilitair.

Deze overheadkosten zijn opgenomen op het product Algemene Dekkingsmiddelen. Dit onderwerp wordt bij het onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen en Overhead nader toegelicht.

In het collegeprogramma 2018-2022 is opgenomen dat de P&C-cyclus geëvalueerd wordt. Een goed werkende P&C-cyclus is een belangrijke randvoorwaarde voor een goede sturing en het in control zijn van de organisatie. Het eerste halfjaar van 2022 is onderzoek gedaan naar de werking van de huidige cyclus. Het onderzoek heeft geleid tot het rapport "Onderzoek evaluatie P&C-cyclus". Het rapport bevat bevindingen, aanbevelingen en een verbeterplan. Enkele acties zijn al ingezet, bijvoorbeeld de implementatie van de digitale P&C applicatie. In 2023 geven we verder uitvoering aan dit verbeterplan . 

In Meppel doen we het samen. We willen inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen blijven betrekken bij de ontwikkeling van Meppel. In 2022 hebben we daarom veel ingezet op participatie met de samenleving. Zo hebben we samen met wijkbewoners van de Berggierslanden het eerste uitvoeringsplan gemaakt voor een aardgasvrije wijk. We hebben een omvangrijk participatieproces doorlopen in het kader van de omgevingsvisie. Andere voorbeelden zijn: de totstandkoming van de visie op sport en bewegen, de wijkaanpak Oosterboer en de gebiedsbijeenkomsten in Noord IV.

Goede samenwerking, een open dialoog en heldere communicatie zijn daarvoor essentieel. In 2022 hebben we onze gemeentelijke communicatiemiddelen doorontwikkeld. Een wekelijkse pagina in de krant voldoet niet meer. We zetten meer in op interactie via social media en maken vaker gebruik van visuele communicatie, zodat we ook inwoners die laaggeletterd zijn bereiken. 

Een belangrijk speerpunt in 2022 was het vergroten van de toegankelijkheid van onze websites en mobiele applicaties. Overheidsorganisaties moeten toegankelijkheidsverklaringen opstellen als onderdeel van de wet Digitale toegankelijkheid. Op basis van een 0-meting is een projectgroep aan de slag gegaan met het doorvoeren van verbeteringen. 

Eind 2022 hebben onafhankelijke inspectieonderzoeken plaatsgevonden voor de belangrijkste websites. We doen het goed, maar er zijn ook verbeterpunten en aanbevelingen op inhoud en techniek. Daar gaan we mee aan de slag.

In 2022 hebben we ingezet op versteviging van de juridische functie. Juridische kennis in de eerste lijn - in de uitvoering - is noodzakelijk om vertraging, klachten en procedures te voorkomen. Die kwaliteitsmedewerkers kunnen worden ingezet in de uitvoerende teams en worden ondersteund en begeleid door de tweedelijns juridisch adviseurs. Met het toegekende budget in begroting 2023 kan de invulling daarvan verder worden opgepakt.

In 2020 is de notitie Koers geïmplementeerd. Sinds die tijd werken we aan onze organisatieontwikkeling. Dit geeft richting aan wat wij doen om goed werkgeverschap te bieden, zodat het goed werken is en blijft bij de gemeente Meppel. Juist in tijden van een krappe arbeidsmarkt en een hoge mobiliteit is dat nog belangrijker dan voorheen. Bij het bieden van goed werkgeverschap moet u denken aan hedendaagse huisvesting, digitale ondersteuning van werkplekken, bieden van ontwikkelmogelijkheden van medewerkers.

Ziekteverzuim
Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk dat onze medewerkers vitaal zijn en blijven. Ziekteverzuim is een indicatie hoe vitaal we zijn. Na aantal jaren van lichte daling van het ziekteverzuim is het percentage nu aan het stijgen: 7,1% in 2022. Overigens is dit in lijn met de landelijke trend dat het ziekteverzuim stijgend is. Begin 2022 hebben we een aanpak opgesteld op basis van een analyse van de verzuimcijfers van 2021. Deze aanpak richt zich op het versterken van continue aandacht van managers voor verzuim, het monitoren hiervan en het voeren van het gesprek met de medewerkers hierover. Ook preventie speelt een belangrijke rol om uitval tijdig te voorkomen of te beperken qua duur.

Arbeidsmarkt
Een extra aandachtspunt is de huidige gespannen arbeidsmarkt. Landelijk is 19 procent van de gemeentelijke vacatures moeilijk in te vullen. Ook in Meppel worden we geconfronteerd met deze problematiek. Het afgelopen jaar zagen we de personeelstekorten met name in de functiegebieden ruimtelijke ordening/milieu/techniek, juridisch advies, automatisering/ICT en dienstverlening. Dit heeft effect op de gestelde doelen die we als gemeente willen behalen. De verwachting is dat het vervullen van deze vacatures ook de komende jaren lastig blijft. Voor ons als gemeente betekent dit dat we, naast de inzet van gespecialiseerde bureaus, creatiever willen zijn in de werving en selectie. Afgelopen jaar hebben we al positieve ervaring opgedaan met bijvoorbeeld wervingscampagnes via sociale media of het organiseren van inloopavonden. De huidige arbeidsmarkt vraagt ook van ons om de interne doorstroming te stimuleren. De Meppel Academie (een online leerplatfom) kan daarbij behulpzaam zijn.

Versterking organisatie
De afgelopen jaren zijn er steeds meer taken naar gemeenten toegekomen; dit begon meer dan tien jaar geleden met taken binnen het Sociaal domein. Daarnaast is er aantal crises waar gemeenten volop mee aan het werk zijn: Corona, de Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers. Dat heeft met zich meegebracht dat de organisatie noodzakelijkerwijs uitgebreid is. In Meppel is dat ten aanzien van beleid en uitvoering geweest en niet ten aanzien van ondersteunende disciplines en bedrijfsvoering, behalve bij ict in het kader van de doorontwikkeling. En dat terwijl de hoeveelheid werk is toegenomen, de complexiteit vergroot is en de samenleving steeds meer gejuridiseerd is.  Goede advisering, ook vanuit bedrijfsvoering, is daarom onontbeerlijk. Dat maakt dat de formatie is uitgebreid met ondersteuning op financieel en juridisch gebied om ervoor te zorgen dat de risico’s verminderen in het primaire proces. De span of control wordt voor teammanagers te groot en ook de directiefunctie is niet voldoende op orde. Een volwaardige tweehoofdige directie is met alle toegenomen taken en complexiteit van opgaven noodzakelijk. Daarnaast is het aantrekken van een extra teammanager nodig. In het coalitieakkoord staat dat we als gemeente extra inkomsten moeten verwerven uit fondsen en subsidies die beschikbaar zijn, maar helaas niet altijd gemakkelijk te ontsluiten zijn. Daarom is het aantrekken van subsidieadvies noodzakelijk. Dit is nodig voor een dergelijke specialistische taak. Ook meldt het coalitieakkoord dat het college meer zichtbaar moet zijn, meer naar buiten moet en betere contacten met inwoners en bedrijven moet onderhouden. Ook dit vergt extra ondersteuning die er nu niet is en die moet aangetrokken worden. De knelpunten in de ondersteuning stapelen zich op na jarenlang niet of nauwelijks investeren. Dat breekt ons op en daarom is extra geïnvesteerd in het versterken van ondersteuning en bedrijfsvoering.

De personeelskosten bestaan uit de kosten van de eigen organisatie en de kosten van inhuur. Bij het vaste personeel hebben we het beschikbare budget niet volledig besteed. Daarvan is ruim € 2,6 miljoen over. Dit komt voornamelijk door het niet invullen van vacatures binnen onze organisatie, vaak wegens de krapte op de arbeidsmarkt. Daar staat tegenover dat we € 2,3 miljoen meer hebben uitgegeven voor inhuur. Het gaat daarbij om inhuur voor tijdelijke vervanging of inhuur van specialisten met vakkennis.

De werkelijke personeelskosten van € 29,5 miljoen zijn verdeeld over de programma’s 1 tot en met 12 en het overzicht Overhead. In de afzonderlijke programma’s kan onder andere door meer of minder inzet een verschil ontstaan tussen de raming en de werkelijke personeelskosten. De hogere personeelskosten in het ene programma worden opgeheven door lagere personeelskosten in een ander programma. Het totaalbeeld zoals weergegeven in de tabel hieronder laat per saldo een voordeel op de bedrijfsvoering zien van € 349.000 van de werkelijke kosten ten opzichte van de raming. Het voordeel wat invloed heeft op het rekeningsaldo bedraagt € 1.079.000. Onderstaande tabel laat zien hoe dit saldo tot stand is gekomen. 

Het jaar 2022 heeft in het teken gestaan van het verder professionaliseren van inkoop- en contractmanagement en contractbeheer binnen de gemeente Meppel. Door de implementatie van het contractmanagementsysteem is de gemeentelijke organisatie beter in staat om proactief te sturen op de afspraken in contracten en de rechtmatigheid van aanbestedingen.  Dit doen we onder andere door het periodiek uitvoeren van een spendanalyse en controle op contract compliance. Duurzaamheid is een integraal onderdeel in alle aanbestedingen. Ook hebben we nog meer focus gelegd op het stimuleren van de lokale en regionale economie.

Eind 2021 is de samenwerking op het gebied van rechtmatigheid met de gemeenten Steenwijkerland, Westerveld en Zwartewaterland opgezegd. 2022 stond daarom in het teken van het zelfstandig vorm en inhoud gegeven aan rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is de veiligheid en zekerheid waarborgen van inwoner, medewerker, data en financiën in de belangrijkste processen van de gemeente (volgens koers en wet- en regelgeving). Hierbij ligt de nadruk op de mate waarin de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen voldoende borging bieden voor de getrouwheid en (financiële) rechtmatigheid in die processen.

We hebben hier voor controlewerkzaamheden uitgevoerd, waarbij we zoeken naar continue verbetering van procedures,  zekerheid kunnen geven over rechtmatige afhandeling van procedures en de accountant in staat hebben gesteld over het boekjaar 2022 een oordeel over de rechtmatigheid te geven (in de begroting 2022 gingen wij er nog vanuit dat wij dit oordeel moesten geven).

Hybride werken en herinrichting
De laatste jaren zijn de behoeften - landelijk en ook in Meppel - ten aanzien van de werkomgeving gewijzigd. Waar 17 jaar geleden werd gekozen voor kantoortuinen met 50 à 60 medewerkers, is inmiddels gebleken dat dit niet meer volstaat. Verder is de behoefte – mede door de vlucht in het hybride werken - enorm toegenomen aan andere werkvormen (hybride, elders, digitaal) en andere werkruimten. Duidelijk is dat de huidige kantoorindeling en –inrichting niet meer passend is in deze tijd, laat staan dat het een efficiënte, effectieve en inspirerende werkomgeving is. Ook met het oog op de moeizame arbeidsmarkt kan een inspirerende en flexibele werkomgeving het verschil maken bij het binden, boeien en vasthouden van onze medewerkers. Mede vanuit goed werkgeverschap is het noodzakelijk om te komen tot een herinrichting om de kantoren weer toekomstbestendig te maken voor de volgende 15 à 20 jaar. In 2022 vond een onderzoek (inclusief herinrichting raadzaal) plaats naar de verschillende mogelijkheden en in 2023 wordt de uitwerking van het voorstel meegenomen in de Perspectiefnota 2024-2027.

2022 stond in het teken van het verbeterplan "Gezonde Informatisering". Er zijn veel stappen gezet, ondanks dat het invullen van de vacatureruimte erg lastig bleef vanwege de krappe arbeidsmarkt. Er zijn trajecten opgestart op het gebied van kennis, procesverbetering, architectuur en professionalisering. Ook plukken we de vruchten van data-analyse waarbinnen aan een aantal opdrachten wordt gewerkt om informatievoorziening te verbeteren en sturen met data te verwezenlijken (bv sociaal domein). Er is een sourcingsstrategie vastgesteld waarmee  de organisatie voorbereid wordt op de toekomst en die de kaders stelt hoe de infrastructuur zich ontwikkeld.

Er zijn in 2022  een groot aantal maatregelen  vanuit de  Baseline Informatieveiligheid Overheid  (BIO) geoptimaliseerd.  Zo is er een Chief Information Security Officer (CISO) aangesteld, die toeziet op de invulling, verbetering en uitvoering van het  strategisch Informatiebeveiligingsbeleid conform de BIO.  Vanuit de eerder genoemde maatregelen, maar ook door steeds maar toenemende cybercriminaliteit, hebben de eerste (succesvolle) testen plaatsgevonden voor uitwijk, back-up en recovery. Informatiebeveiliging en Privacy trainingen zijn beschikbaar gesteld en gevolgd, waardoor het veiligheidsbewustzijn hieromtrent, aanzienlijk is verbeterd. Op het gebied van incidentmanagement, monitoring maar ook opvolging hiervan, zijn stappen gemaakt, die in de toekomst verder uitgebouwd en geprofessionaliseerd zullen worden, waardoor cyberrisico's eerder onderkend kunnen worden.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt intern onafhankelijk toezicht op de naleving van de AVG en andere wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens. De FG houdt tevens toezicht op de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg). 

Alle gemeenten zijn door de VNG en de Autoriteit Persoonsgegevens in 2022 gevraagd om onderzoek te doen naar naar de gemeentelijke bevragingen aan de Stichting Inlichtingenbureau. Dit onderzoek is uitgevoerd door de FG. Het advies en de aanbevelingen van de FG ten aanzien van de noodzakelijkheid en proportionaliteit zijn binnen de gemeentelijke organisatie aangeboden. 

In 2022 zijn binnen de gemeente een aantal  datalekken gemeld. Uit intern onderzoek bleek in alle gevallen dat een melding bij  de Autoriteit Persoonsgegevens niet nodig was. Het merendeel van deze datalekken betrof de verzending van persoonsgegevens per e-mail of brief naar een andere ontvanger dan de geadresseerde. Via nieuwsberichten en e-learnings  worden medewerkers periodiek geïnformeerd en getoetst.

Eind 2022 zijn we 2 onderzoeken gestart te weten; het onderzoek naar de naleving van de transparantieverplichting uit de AVG richting betrokkenen in het domein Jeugd en toetsing op de AVG-implementatie. De resultaten verwachten we in 2023

Wij zijn ons bewust van het risico dat gefraudeerd kan worden, zowel intern als extern, bij het uitvoeren van onze werkzaamheden.  Ook erkennen we dat voor ons als gemeente inherent sprake is van frauderisico’s door management override of risico’s als gevolg van misbruik maken van de ambtelijke functie om zelf een wederrechtelijk voordeel te behalen. In 2022 is voor de eerste keer een frauderisicoanalyse opgesteld, waaruit naar voren kwam dat op enkele onderdelen in de bedrijfsvoering sprake is van een hoger dan normaal risico. Wij zijn op basis van onze risico-inschatting van mening dat deze risico’s kwantitatief en kwalitatief niet uitkomen in onze belangrijkste risico’s voor het weerstandsvermogen en deze zijn daarom niet zichtbaar opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen. 

De frauderisico’s krijgen extra aandacht door periodiek en onverwacht additionele controles te plannen. Wij nemen deze extra controles ook op in het Verbijzonderde Interne Controle (VIC) Plan 2023.  Daarnaast stellen wij op basis van de fraude risicoanalyse van 2022 voor 2023 een Misbruik en Oneigenlijk beleid op. De uitgangspunten in dit beleid zijn:
1. Hogere Bewustwording: Wij zijn ons bewust van de frauderisico’s die er zijn. Wij ondernemen acties om fraudes te voorkomen en het risico op fraude te beperken. 
2. Bewijsvoering: We kunnen aantonen dat we goede maatregelen hebben genomen. 
3. Verantwoording: In onze controlerapporten doen we verslag van noodzakelijke vervolgonderzoeken, indien er vermoedens zijn van fraude.

Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat gemeente Meppel en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Daarom hebben wij een gedragscode, die vastgelegd is in de eed of belofte die iedere ambtenaar moet uitspreken. Het belang van de gedragscode en de naleving wordt periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er is een extern vertrouwenspersoon ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. 

Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding en/of 4-ogen principe. Tegelijkertijd zijn de afgelopen jaren regelmatig berichten in de media geweest over cyberaanvallen, van ransomware en datalekken bij gemeentes. Goede Informatiebeveiliging en Privacy maatregelen, waaronder autorisatie hebben vanuit het perspectief fraude een hoge prioriteit en worden continue, intern (3-maandelijks) maar ook extern (onafhankelijk) getoetst. Wij hebben geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat er fraude is gepleegd in 2022. 

Vanuit de begrotingsvoorschriften wordt een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Deze zijn terug te vinden in de programma’s. De bron voor de meeste van deze beleidsindicatoren is de site ‘waar staat je gemeente.nl’. De beleidsindicatoren die in de tabel hieronder zijn weergegeven zijn gebaseerd op eigen gegevens.

 

Uitgangspunt voor de formatie is het aantal formatieplaatsen ongeacht of het om een vaste aanstelling, tijdelijke aanstelling of een vacature gaat. Peildatum is 1 januari 2022. Een fte staat voor 36 uur. De bezetting is gebaseerd op het gemiddeld werkelijk aantal fte dat werkzaam was in 2022.

De overhead omvat alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze definitie (conform BBV) omvat naast alle loonkosten ook de ICT, huisvestings- en facilitaire kosten van de zgn. PIOFACH-functies en systemen.

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Exclusief griffie en bestuur maar inclusief de inhuur van extern personeel. Het heeft dus een bredere reikwijdte dan overhead. 

Onder externe inhuur gaat het zowel om inhuur wegens tijdelijke vervanging (vacatures) als om inhuur van specialistische vakkennis die ontbreekt in de organisatie.

Interbestuurlijk toezicht is het toezicht van de ene overheid op de andere. De provincie heeft een toezichthoudende rol op de gemeenten op een aantal terreinen. De provincie Drenthe houdt toezicht op de volgende domeinen:

• Ruimtelijke Ordening (Wro)
• Omgevingsrecht (Wabo)
• Ruimtelijke erfgoed
• Huisvesting statushouders
• Archief en
• Financiën.

Het toezicht op financiën wordt afzonderlijk georganiseerd. De andere vijf onderwerpen vallen onder de Wet Interbestuurlijk Toezicht (IBT).

Jaarlijks verstrekt de provincie een integraal overzicht IBT voor alle Drentse gemeenten. Uit het overzicht blijkt of een gemeenten op meerdere toezichtdomeinen wel of niet tekortschiet.

De resultaten van de toetsing worden gepresenteerd door middel van een kleurentabel. Een groene kleur (goed) betekent dat de gemeente aan alle eisen heeft voldaan en dat kan worden volstaan met een lage intensiteit van toezicht. Oranje (matig) betekent dat aandacht nodig is omdat aan een beperkt aantal eisen nog niet of onvoldoende is voldaan. Er is sprake van een gemiddelde intensiteit van toezicht. De zelfbeoordeling heeft het volgende resultaat opgeleverd:

Conclusie van de provincie op basis van dit overzicht is dat er geen verdere stappen richting onze gemeente nodig zijn, anders dan het reguliere overleg. Ter verbetering van het archiefbeheer zijn we op dit moment bezig met de uitvoering van een aantal ontwikkelpunten. Dit groeiproces zal enkele jaren in beslag nemen. Het is wel voldoende aannemelijk dat de risico’s aanvaardbaar zijn.